Télétravail : prise en charge des frais professionnels

Tout comme lorsqu’il est présent sur son lieu de travail, un salarié placé en télétravail engendre des frais pour l’employeur. La nature de ses frais peut concerner l’achat de matériel, l’aménagement d’un poste, l’utilisation de consommables, etc…

Ces coûts peuvent être pris en charge au titre des frais professionnels. Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (ou BOSS) reprend les tolérances données par les URSSAF concernant la prise en charge des frais liés au télétravail. Revoyons ensemble les frais occasionnés par ce mode de travail sont gérés en paie.

Télétravail : rappel des droits

Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle les tâches et missions confiées au salarié pouvant être accomplies sur site sont effectuées hors de ce site. La communication entre le salarié en télétravail et l’entreprise se font via l’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment celles de la crise sanitaire, ou en cas de force majeure, l’employeur peut temporairement recourir au télétravail. Cette manoeuvre est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre le maintien de l’activité.

Cette méthode d’organisation relève de deux normes qui coexistent entre elles, à savoir :

• Le Code du Travail, dont les dispositions s’imposent à tous les employeurs ;
• L’Accord National Interprofessionnel (ou ANI) du 19 juillet 2005, obligatoire pour tous les employeurs relevant d’un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CGPME et UPA).

Attention !
Un travailleur à domicile n’est pas un télétravailleur, sauf détermination d’un nouveau statut et modification du contrat.

Un télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Cette obligation est formulée dans le Code du Travail, l’employeur étant tenu à « ses obligations de droit commun vis-à-vis de ses salariés » à l’égard de son salarié en télétravail.

Les frais à prendre en charge lors du télétravail

L’employeur est tenu, à l’égard de son salarié en télétravail, de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, outils de communication et maintenance de ces derniers.

Lorsque le télétravail s’exerce à domicile, sous réserve de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l’employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au travail. Si le salarié utilise son propre équipement, l’employeur en assure l’adaptation et l’entretien. Dans tous les cas, l’employeur doit prendre en charge les coûts engendrés par le télétravail.

Concernant les frais de transport, l’employeur peut prendre en charge au titre des frais de déplacement le coût des trajets effectués occasionnellement ou régulièrement pour se rendre au siège de l’entreprise. Si l’on s’en tient à la jurisprudence sur les salariés dont le contrat prévoit un travail à domicile, ayant admis que les déplacements d’un salarié pour se rendre sur site dans le cadre de son activité professionnelle, l’employeur devra prendre en charge ces déplacements.

Extension de l’Accord National Interprofessionnel

L’Accord National Interprofessionnel (ou ANI) du 26 novembre 2020 sur le télétravail a été étendu le 13 avril 2021. L’ANI est un outil d’aide au dialogue social et un appui à la négociation. Il rassemble recommandations et bonnes pratiques dont les entreprises peuvent s’inspirer pour mettre en place le télétravail.

De par son extension, les dispositions de l’ANI deviennent obligatoires pour toutes les entreprises et les salariés compris dans son champ d’application. Si l’entreprise appartient à un secteur représenté par une des organisations signataires (à savoir MEDEF, CPME et U2P), elle sera concernée par l’ANI.

L’extension est toutefois soumise à une réserve concernant la prise en charge des frais professionnels. L’article 3.1-5 prévoit qu’il appartient à  » l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels peut être, le cas échéant, sujet de dialogue social au sein de l’entreprise ».

A savoir :
Les décisions de l’ANI peuvent être écartées par la conclusion d’un accord d’entreprise, d’établissement ou de groupe sur le télétravail. Une simple charte ne permet pas de les écarter cependant. 

Sécurisation par le BOSS des règles de remboursement des frais

Le nouveau service de la direction de la Sécurité Sociale, appelé Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (ou BOSS) rassemble dans une base unique toute la règlementation, ainsi que la doctrine administrative en matière de cotisations et contributions de Sécurité Sociale.

Pour ce qui est des frais liés au télétravail, le BOSS confirme que les frais engagés par le salarié dans cette situation sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi. Deux méthodes sont envisageables pour la prise en charge des frais lié au télétravail :

• La première sur la base des dépenses réellement engagées ;
• La seconde sur la base d’une allocation forfaitaire.

En effectuant un remboursement au réel des frais, la somme est exonérée de cotisations et contributions sociales sous réserve de production des justificatifs de ces frais.

Au remboursement des dépenses réelles, le versement d’une allocation forfaitaire est également admis. Cette allocation est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales, mais reste soumise à conditions.

Montant de l’allocation forfaitaire

L’allocation forfaitaire allouée à un salarié en télétravail est réputée utilisée conformément à son objet si elle est fixée pour un nombre de jours télétravaillés par semaine. La limite de globale de cette allocation est de 10,40€ par mois pour un salarié en télétravail une journée par semaine.

Si l’allocation est fixée par jour de télétravail, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales lorsque son montant n’excède pas 2,88€, dans la limite de 253,44€ par an au 1er janvier 2023. Si cette limite est dépassée, la fourniture de justification redevient nécessaire pour prétendre à l’exonération.

Le 25 juin 2021, le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale, dans le cadre d’une mise à jour, précise que les indemnités forfaitaires pour frais de télétravail prévues par accord collectif sont réputées utilisées conformément à leur utilisation. Elles sont exonérées de cotisations et de contributions sociales sous certaines conditions. Cette tolérance est exonérée dans la limite du montant prévu par l’accord collectif dès que l’allocation est attribuée au nombre de jours travaillés effectifs.

Exonération des frais professionnels en télétravail

La réglementation sur les frais professionnels pose le principe d’une exonération sur présentation de justificatifs. Ainsi, les frais engagés dans le cadre du télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé.

Ces frais se divisent en trois catégories distinctes :

• Les frais liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel, fixes (loyers, charges, etc…) et variables (chauffage, électricité, etc…) ;
• Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique (installation de prises téléphoniques, etc…) ;
• Les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (imprimantes, ordinateurs, modem, etc…).

A savoir :
L’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée comme un usage personnel, l’employeur ne peut pas prétendre à l’exonération des remboursements de frais professionnels engagés par le salarié utilisant son propre matériel.

Il est possible pour l’employeur de verser une indemnité forfaitaire mensuelle à son salarié. Si la valeur du remboursement ne peut être justifiée, cette indemnité peut être considérée comme un complément de salaire, donc soumise à cotisations sociales. Pour anticiper toute contestation, l’employeur peut procéder à des remboursements réels sur justificatifs collectés chaque mois auprès du salarié.

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Récapitulatif des frais professionnels liés au télétravail