Paie pratique

Télétravail : prise en charge des frais professionnels

2 juillet 2021 par Vincent Langlois - Lecture 6 min.
Télétravail : prise en charge des frais professionnels

Tout comme lorsqu’il est présent sur son lieu de travail, un salarié placé en télétravail engendre des frais pour l’employeur. La nature de ses frais peut concerner l’achat de matériel, l’aménagement d’un poste, l’utilisation de consommables, etc…

Ces coûts peuvent être pris en charge au titre des frais professionnels. Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (ou BOSS) reprend les tolérances données par les URSSAF concernant la prise en charge des frais liés au télétravail. Revoyons ensemble la gestion en paie des frais occasionnés par ce mode de travail.

Télétravail : rappel des droits

Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle les tâches et missions confiées au salarié pouvant être accomplies sur site sont effectuées hors de ce site. La communication entre le salarié en télétravail et l’entreprise se font via l’utilisation des technologies de l’information et de la communication.

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment celles de la crise sanitaire, ou en cas de force majeure, l’employeur peut temporairement recourir au télétravail. Cette manoeuvre est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre le maintien de l’activité.

Cette méthode d’organisation relève de deux normes qui coexistent entre elles, à savoir :

  • Le Code du Travail, dont les dispositions s’imposent à tous les employeurs ;
  • L’Accord National Interprofessionnel (ou ANI) du 19 juillet 2005, obligatoire pour tous les employeurs relevant d’un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CGPME et UPA).

Attention !
Un travailleur à domicile n’est pas un télétravailleur, sauf détermination d’un nouveau statut et modification du contrat.

Un télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Cette obligation est formulée dans le Code du Travail, l’employeur étant tenu à « ses obligations de droit commun vis-à-vis de ses salariés » à l’égard de son salarié en télétravail.

Les frais à prendre en charge lors du télétravail

L’employeur est tenu, à l’égard de son salarié en télétravail, de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, outils de communication et maintenance de ces derniers.

Lorsque le télétravail s’exerce à domicile, sous réserve de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l’employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au travail. Si le salarié utilise son propre équipement, l’employeur en assure l’adaptation et l’entretien. Dans tous les cas, l’employeur doit prendre en charge les coûts engendrés par le télétravail.

Concernant les frais de transport, l’employeur peut prendre en charge au titre des frais de déplacement le coût des trajets effectués occasionnellement ou régulièrement pour se rendre au siège de l’entreprise. Si l’on s’en tient à la jurisprudence sur les salariés dont le contrat prévoit un travail à domicile, ayant admis que les déplacements d’un salarié pour se rendre sur site dans le cadre de son activité professionnelle, l’employeur devra prendre en charge ces déplacements.

Extension de l’Accord National Interprofessionnel

L’Accord National Interprofessionnel (ou ANI) du 26 novembre 2020 sur le télétravail a été étendu le 13 avril 2021. L’ANI est un outil d’aide au dialogue social et un appui à la négociation. Il rassemble recommandations et bonnes pratiques dont les entreprises peuvent s’inspirer pour mettre en place le télétravail.

De par son extension, les dispositions de l’ANI deviennent obligatoires pour toutes les entreprises et les salariés compris dans son champ d’application. Si l’entreprise appartient à un secteur représenté par une des organisations signataires (à savoir MEDEF, CPME et U2P), elle sera concernée par l’ANI.

L’extension est toutefois soumise à une réserve concernant la prise en charge des frais professionnels. L’article 3.1-5 prévoit qu’il appartient à  » l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels peut être, le cas échéant, sujet de dialogue social au sein de l’entreprise ».

A savoir :
Les décisions de l’ANI peuvent être écartées par la conclusion d’un accord d’entreprise, d’établissement ou de groupe sur le télétravail. Une simple charte ne permet pas de les écarter cependant. 

Sécurisation par le BOSS des règles de remboursement des frais

Le nouveau service de la direction de la Sécurité Sociale, appelé Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (ou BOSS) rassemble dans une base unique toute la règlementation, ainsi que la doctrine administrative en matière de cotisations et contributions de Sécurité Sociale.

Pour ce qui est des frais liés au télétravail, le BOSS confirme que les frais engagés par le salarié dans cette situation sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi. Deux méthodes sont envisageables pour la prise en charge des frais lié au télétravail :

  • La première sur la base des dépenses réellement engagées ;
  • La seconde sur la base d’une allocation forfaitaire.

En effectuant un remboursement au réel des frais, la somme est exonérée de cotisations et contributions sociales sous réserve de production des justificatifs de ces frais.

Au remboursement des dépenses réelles, le versement d’une allocation forfaitaire est également admis. Cette allocation est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations sociales, mais reste soumise à conditions.

Montant de l’allocation forfaitaire

L’allocation forfaitaire allouée à un salarié en télétravail est réputée utilisée conformément à son objet si elle est fixée pour un nombre de jours télétravaillés par semaine. La limite de globale de cette allocation est de :

  • 10€ par mois pour un salarié en télétravail une journée par semaine ;
  • 20€ par mois pour un salarié en télétravail 2 jours par semaines ;
  • 30€ par mois pour 3 jours, et ainsi de suite…

Si l’allocation est fixée par jour de télétravail, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales lorsque son montant n’excède pas 2,50€, dans la limite de 55€ par mois. Si cette limite est dépassée, la fourniture de justification redevient nécessaire pour prétendre à l’exonération.

Le 25 juin 2021, le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale, dans le cadre d’une mise à jour, précise que les indemnités forfaitaires pour frais de télétravail prévues par accord collectif sont réputées utilisées conformément à leur utilisation. Elles sont exonérées de cotisations et de contributions sociales sous certaines conditions.

Cette tolérance est exonérée dans la limite du montant prévu par l’accord collectif dès que l’allocation est attribuée au nombre de jours travaillés effectifs. Le BOSS apporte également une limite qui ne doit pas excéder :

  • 13€ par mois pour une journée de télétravail par semaine ;
  • 3,25€ par jour de télétravail dans le mois
  • Dans la limite mensuelles de 71,50€ pour ces deux montants.

Exonération des frais professionnels en télétravail

La réglementation sur les frais professionnels pose le principe d’une exonération sur présentation de justificatifs. Ainsi, les frais engagés dans le cadre du télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé.

Ces frais se divisent en trois catégories distinctes :

  • Les frais liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel, fixes (loyers, charges, etc…) et variables (chauffage, électricité, etc…) ;
  • Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique (installation de prises téléphoniques, etc…) ;
  • Les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (imprimantes, ordinateurs, modem, etc…).

A savoir :
L’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée comme un usage personnel, l’employeur ne peut pas prétendre à l’exonération des remboursements de frais professionnels engagés par le salarié utilisant son propre matériel.

Il est possible pour l’employeur de verser une indemnité forfaitaire mensuelle à son salarié. Si la valeur du remboursement ne peut être justifiée, cette indemnité peut être considérée comme un complément de salaire, donc soumise à cotisations sociales. Pour anticiper toute contestation, l’employeur peut procéder à des remboursements réels sur justificatifs collectés chaque mois auprès du salarié.

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Récapitulatif des frais professionnels liés au télétravail


Nature des frais Évaluation des frais

Frais fixes :

Montant du loyer ou de la valeur
locative brute de la superficie affectée à l’usage professionnel

Taxes d’habitation et foncière

Taxe régionale, départementale ou
communale

Charges de copropriété

Assurance multirisque – habitation

Valeur réelle : quote-part des frais fixes
réellement supportés au titre du local
affecté à un usage professionnel

Frais variables :

Chauffage et/ou climatisation

Électricité

Valeur réelle : quote-part des frais
variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage
professionnel

Dépenses d’acquisition du mobilier :

Bureau et fauteuil ergonomique

Étagères, meubles de rangements

Eclairages de bureau

En cas de prêt mobilier :

Absence de dépenses supplémentaires du salarié = pas de remboursement de
frais possibles

Avantages en nature à évaluer sur une base réelle

En cas d’achat du mobilier par le
salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié restant propriétaire :

Remboursement des frais exclus de
l’assiette dans la limite de 50% de la
dépense réelle sur justificatif

Modalités de déduction :

Annuités d’amortissement du mobilier (pratique comptable et fiscale)

Valeur réelle de l’année d’acquisition
pour le petit mobilier non amortissable

Frais liés à l’adaptation du local :

Diagnostic de conformité électrique

Installation de prises

Modifications liées à la mise en
conformité avec la législation du travail

Valeur réelle : l’exclusion de l’assiette
des cotisations de ces frais est admise
sur présentation de la facture

Matériels informatiques
périphériques :

Ordinateurs

Imprimantes, Modem, etc..

En cas de prêt de matériel :

Absence de dépenses supplémentaires du salarié ou assimilé, pas de
remboursement de frais

Avantages en nature à évaluer sur une base réelle

En cas d’achat de matériel par le
salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié restant propriétaire :

Remboursement des frais et exclusion de l’assiette dans la limite de 50% de la dépense réelle sur justificatifs

Modalités de déduction :

Annuités d’amortissement du matériel (pratique comptable et fiscale)

Valeur réelle de l’année d’acquisition
pour le petit matériel non amortissable

Consommables :

Internet et téléphones

Papier, cartouches d’encres

Frais de connexion internet et frais
d’abonnement

Remboursement sur justificatifs des
frais et déduction de l’assiette

ou

Remboursement sur présentation des
justificatifs de frais

 

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