Plan de Continuité d’Activité : ce qu’il faut savoir

Aucune entreprise n’est malheureusement à l’abri d’une crise majeure. L’épidémie de coronavirus a confirmé cette réalité pour beaucoup d’entre elles, dont l’activité a été mise à l’arrêt, partiellement ou complètement. Il est cependant possible pour une entreprise en crise d’établir un Plan de Continuité d’Activité, ou PCA, afin de maintenir ses activités essentielles, et reprendre son activité à la fin de la crise. Que doit faire une entreprise pour élaborer son PCA ?

Plan de Continuité d’Activité : définition générale

Un PCA rassemble toutes les mesures qui permettent à une entreprise, en cas d’événement venant impacter lourdement son fonctionnement normal :

  • D’assurer le maintien et la poursuite de ses activités essentielles, au moins de manière temporairement partielle ;
  • De préparer la sortie de crise et la reprise totale de son activité.

Le PCA doit également permettre à l’entreprise de répondre à ses obligations externes (législatives, contractuelles, etc…) mais aussi internes (limiter la perte de ressources, assurer la survie de l’entreprise et son image, etc..). Un bon PCA prévoit les ressources et les procédures adaptées pour appliquer une stratégie de continuité et retrouver un niveau de fonctionnement prédéfini suite à l’interruption de son activité.

Mettre en place un PCA ne dispense en aucun cas l’employeur de devoir évaluer les risques professionnels au sein de son entreprise, ni de la rédaction de son DUER et sa mise à jour.

Pourquoi établir un Plan de Continuité d’Activité ?

Aucune entreprise n’est complètement à l’abri d’un incident majeur tel qu’une catastrophe naturelle, des actes terroristes ou des épidémies. Ce genre d’événements, pouvant arriver sans anticipation possible, peuvent avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise, notamment au niveau :

  • Financier, avec une perte de revenus, une augmentation des coûts, etc… ;
  • Juridique, avec des sanctions en cas de non-respect des obligations légales ;
  • Commercial, via une perte de marchés, de clients et de fournisseurs.

Bien qu’il ne soit pas possible de prévoir et maîtriser ce genre de crise majeure, le PCA permettra de limiter les dégâts le plus possible si ladite crise survient, tant au moment où elle se déclare que sur la durée à venir après celle-ci.

Contenu du Plan de Continuité d’Activité

Pour être réellement efficace lorsque survient une crise majeur, le PCA de l’entreprise doit contenir plusieurs informations indispensables. La première est évidemment une définition du contexte et des obligations de l’entreprise, accompagnée des objectifs du PCA. Pour cela, il faudra établir une liste des activités essentielles afin de remplir ces objectifs. Les processus liés au bon fonctionnement de ces activités essentielles doivent également être mentionnés.

Il sera également essentiel d’évaluer les risques considérés comme les plus graves pour la continuité de l’entreprise. En s’appuyant sur le DUER de l’entreprise, des scénarios prédéfinis débouchant sur ces risques graves devront être établis. Une bonne évaluation des menaces à la continuité de l’entreprise permettra une meilleure décision des priorités à établir si le pire devait arriver.

Pour ce qui est de la stratégie de continuité à inclure dans le PCA, il faudra établir et décrire, pour chaque activité essentielle :

  • Les durées maximales d’interruption inadmissibles pour les différents niveaux de service retenus ;
  • Les ressources et les procédures permettant d’atteindre les objectifs fixés en tenant compte des ressources qui peuvent avoir été perdues.

Ces facteurs devront être respectés jusqu’à la reprise d’une situation normale par l’entreprise.

Un dispositif de gestion de crise est également à prévoir. Il devra inclure les procédure de détection d’incident, d’alerte et d’activation de la cellule de crise. Un tel dispositif permettra à l’entreprise de mettre en oeuvre efficacement son PCA.

Autre élément essentiel au PCA, un dispositif de maintenance opérationnelle de ce-dernier devra y être inclus. Ce dispositif permettra :

  • D’établir des indicateurs permettant de vérifier et de mesurer l’efficacité du plan, la bonne mise en oeuvre des dispositions prévues et le bon fonctionnement de ces-derniers ;
  • De mettre en place des mesures alternatives pour des tests et exercices périodiques, selon les scénarios prévus ;
  • D’identifier des axes de progrès et d’amélioration pour le PCA.

Bien élaborer son PCA

Pour élaborer un PCA efficace, plusieurs étapes doivent être respectées. Il faudra, dans l’ordre suivant :

  • Définir le contexte et les objectifs de l’entreprise ;
  • Identifier et formaliser les besoins de continuité ;
  • Identifier les risques prioritaires et leur gestion ;
  • Définir les scénarios selon les risques et choisir ceux à prendre en compte ;
  • Formaliser les moyens de procédure ;
  • Définir la stratégie de continuité ;
  • Spécifier les procédures de communication et de gestion de crise.

Une fois toutes ces étapes franchies, l’entreprise peut commencer la rédaction de son PCA. Il peut être judicieux, au vu de la complexité de la tâche, de demander une assistance juridique.

 

Coronavirus : déconfinement en toute sécurité

L’épidémie de coronavirus (Covid-19) qui touche toute la France persiste. Cependant, l’État réduit progressivement le confinement depuis le 11 mai 2020. Il est normal pour les entreprises de s’interroger sur leur impératif lors de ce déconfinement et quelles seront les consignes à suivre. Comment envisager une reprise du travail en toute sécurité à la sortie du confinement ?

Évaluation des risques liés au coronavirus

L’employeur a pour obligation d’assurer la sécurité de l’ensemble de ses salariés. Il devra prendre toutes les mesures nécessaire pour cela, tant pour la santé physique et mentale des salariés. Ces mesures doivent comprendre :

  • Des actions de prévention ;
  • Des actions de formation et d’information ;
  • Le déploiement de moyens adaptés à la structure de l’entreprise.

Ces risques sont à incorporer dans le DUER de l’entreprise par le biais d’une mise à jour.

Malgré le déconfinement, la maladie sera toujours bien présente. Il sera alors impératif pour l’entreprise d’évaluer :

  • Les situations de travail qui présentent des risques de transmission du virus ;
  • Les risques potentiellement créés par une réorganisation du travail dans l’entreprise.

Maintien du télétravail et réorganisation avant le déconfinement

Le confinement a été l’occasion pour beaucoup d’entreprise de recourir au télétravail à plus grande échelle si leur activité le permettait. Lors du déconfinement, le Gouvernement demandera très probablement aux entreprises utilisant le télétravail de le maintenir pour limiter les risques de propagation.

Si l’entreprise ne peut pas appliquer le télétravail, elle devra repenser l’organisation du travail en son sein. Plusieurs mesures sont applicables sans trop de difficulté, notamment :

  • Le report ou l’annulation des déplacements non essentiels ;
  • La limite au strict nécessaire des personnes présentes aux réunions ;
  • L’organisation d’un roulement pour les pauses et le déjeuner pour ne pas créer de trop gros regroupements dans les espaces communs ;
  • L’entretien et la désinfection des postes de travail et des outils de travail.

Aménagement des locaux

L’aménagement des locaux va varier selon l’entreprise et son secteur d’activité. Des pistes générales peuvent cependant être étudiées pour permettre à toutes les entreprises de préparer leurs installations afin de limiter le plus possible la propagation du virus :

  • Si l’entreprise possède des locaux suffisamment grands, elle peut alors réorganiser la disposition des postes de travail avec une distance d’au moins 1 mètre au strict minimum entre chaque poste de travail ;
  • Les bureaux vacants peuvent être utilisés pour réduire le nombre de salariés regroupés dans la même pièce ;
  • Pour les open-space, revoir les horaires de travail des salariés sur site pour limiter leur nombre au même moment est une option intéressante. Une alternance travail sur site / télétravail peut être proposée, même si ce-dernier reste la meilleure solution pour éviter les risques de contamination ;
  • Pour les ateliers et les dépôts, l’application d’un marquage au sol pour les distances de sécurité ainsi qu’un sens de circulation imposé peuvent être des mesures efficaces de prévention ;
  • Si l’entreprise est amenée à recevoir des clients ou du public, la réception sur rendez-vous uniquement est de rigueur ;
  • Pour les cantines, il est préférable d’avoir des bouteilles d’eau individuelles plutôt qu’une fontaine collective qui serait manipulée par tous les salariés.

Affichage de prévention

Il est vivement recommandé, mais pas obligatoire, d’afficher les consignes sanitaires à l’intention des personnes dans l’entreprise. Ces affichages devront être facilement accessibles et visibles par tous. Les différentes consignes de prévention et protection devront y être listées, à savoir :

Les gestes barrières :

  • Lavages demains régulier ;
  • Utilisation de mouchoirs jetables ;
  • Désinfection des objets et surfaces après utilisations si possible ;
  • Respect d’un mètre de distance entre chaque personne et des distances mises en place dans l’entreprise ;
  • etc…

Les consignes relatives au port du masque :

  • Marche à suivre pour le mettre ;
  • Les règles à suivre lorsqu’on le porte (ne pas le toucher, le remettre plusieurs fois) ;
  • Comment le jeter s’il est à usage unique ou le laver s’il est réutilisable ;
  • etc…

La marche à suivre en cas de symptômes :

  • Rappel des principaux symptômes du coronavirus ;
  • Rester chez soi en cas de suspicion de symptômes et contacter la direction ou le service RH de l’entreprise ;
  • Contacter son médecin traitant, ou le SAMU en cas de symptômes graves.

Équipements et hygiène

Il est important de permettre aux salariés présents sur le lieux de travail d’obtenir des équipements de protections suffisants, notamment :

  • Du savon désinfectant ;
  • Du gel hydroalcoolique ;
  • Des gants jetables ;
  • Des plaques de plastiques pour éviter la projection postillons lorsque les salariés sont amenés à interagir avec de la clientèle (comme dans les supermarchés).

La quantité et le renouvellement des stocks devront être régulièrement vérifiés. Les masques de protection sont pour l’instant distribués en absolue priorité au corps médical.

Un rappel collectif à l’ensemble des collaborateurs sur les gestes barrières à adopter est également impératif, à savoir :

  • Un lavage des mains fréquents ;
  • Faire en sorte de tousser dans son coude ;
  • Utiliser des mouchoirs à usage unique seulement et les jeter à la poubelle après utilisation ;
  • Respecter la distanciation sociale d’au moins 1 mètre ;
  • Éviter le plus possible de se toucher les mains et le visage.

Dépistage et contrôle de température

Certaines entreprises pratiquent déjà le contrôle de la température de leurs salariés. Cette pratique est fortement déconseillée car elle est :

  • D’une part peu efficace, la fièvre n’étant pas un symptôme systématique et peu être masquée par la prise de médicaments ;
  • D’autre part, le contrôle peut instaurer une inquiétude supplémentaire pour les collaborateurs.

Il est plus judicieux de demander aux salariés une autosurveillance, qui s’avère bien plus efficace.

De plus, le Ministère du Travail a publié un protocole national de déconfinement pour les entreprises. Il regroupe et détaille les différentes mesures listées dans cet article.

De plus, ce protocole interdit purement et simplement les campagne de dépistage du personnel. Le Ministère insiste également sur le rôle des entreprises dans la prise en charge d’une personne présentant les symptômes du coronavirus. Elles devront également, de concert avec la médecine du travail, rédiger une procédure préventive de prise en charge de la personne symptomatique sans délai afin de les isoler rapidement.

Coronavirus : activité partielle et congés payés

L’épidémie de coronavirus en France a contraint un grand nombre d’entreprises de passer leurs salariés en activité partielle. Beaucoup d’entre elles se sont également questionnées sur le traitement de la paie en situation d’activité partielle, mais également sur la prise des congés payés. Revoyons ensemble comment l’activité partielle va impacter les congés payés et les RTT.

Activité partielle et congés payés : quel impact ?

Il est tout d’abord essentiel de rappeler que, lorsque le salarié est placé en activité partielle, son contrat est suspendu pendant les périodes où il ne travaille pas. Il n’est pas obligé non plus de solder tous ses congés avant de bénéficier de l’activité partielle.

La totalité des heures chômées, indemnisées ou non, devra être prise en compte pour le pour le calcul d’acquisition des congés payés. Si un salarié est en congés au moment du début de l’activité partielle, il restera en congés jusqu’au terme initialement prévu. Il passera ensuite en activité partielle.

Si un salarié prend des congés pendant l’activité partielle, l’indemnité de congés payés reste calculée sur la rémunération habituelle. Cette indemnité est calculée entre les modes de calculs suivants, en choisissant le plus favorable :

  • Au dixième de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence ;
  • Au maintien de salaire qui aurait été perçu si le salarié avait continué à travailler.

Dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, l’ordonnance du 25 mars 2020 vient fixer des mesures exceptionnelles visant les congés payés, qui resteront en vigueur jusqu’au 31 décembre 2020. L’employeur peut décider de la prise de jour de congés par ses salariés, imposer ou modifier les dates prises des congés payés dans la limite de 6 jours ouvrables. Il devra tout de même respecter un délai de prévenance d’au moins un jour franc avant de prendre une de ces décisions.

Concernant les congés non pris à la fin de la période de référence, le salarié ne peut pas réclamer d’indemnité compensatrice à ce titre, sauf en cas d’impossibilité de pose en raison de la demande de l’employeur. C’est en effet le rôle de l’employeur de s’assurer de la possibilité pour le salarié de recourir à son droit à congé. En cas de contestation, l’employeur devra justifier qu’il a rempli ses obligations légales.

Impact de l’activité partielle sur les RTT

Pour ce qui est des RTT, les mêmes questions peuvent se poser pour les salariés qui en bénéficient. Cependant, l’impact sur les RTT va dépendre de ce que prévoit l’accord collectif de l’entreprise sur l’aménagement du temps de travail. En effet, en l’absence de dispositions légales, les conditions d’acquisition des jours de repos doivent être précisées dans l’accord collectif. Ainsi, deux logiques sont à suivre.

Logique forfaitaire

La convention collective peut prévoir des modalités de prise en compte des périodes d’absence à conditions qu’elles soient au moins aussi favorables que celles prévues par le Ministère du Travail.

Dans cette logique, le nombre de demie-journées de repos est déterminée forfaitairement en début d’année. Dans ce cas, il conviendra de comptabiliser la durée théorique du temps de travail par référence à un salarié disposant d’un droit à congé payé complet, en prévoyant au choix :

  • Une moyenne de jours fériés chômés ;
  • Un nombre de jours fériés chômés dans l’année prise en considération.

Les absences qui surviennent en cours d’année sont alors sans impact sur le nombre de jours acquis. Une absence intervenant un jour où le salarié aurait normalement dû être en repos ne reporte pas celui-ci. Ainsi, on peut admettre que le nombre de RTT ne sera pas réduit par la mise en chômage partiel ou total du salarié.

Logique d’acquisition

En l’absence de conditions plus favorables dans la convention collective de l’entreprise, les journées et demie-journées de repos s’obtiennent par accomplissement d’une durée de travail comprise entre 35 et 39 heures par semaine, à concurrence des heures réellement effectuées.

Ainsi, sauf si elles sont assimilées à du travail effectif (mission du CSE, etc…) les absences réduisant la durée de travail au cours de la semaine en dessous des 35 heures, ne permettent pas l’acquisition d’un jour de repos pour la semaine concernée. Les absences sont cependant sans incidence sur le nombre d’heures de repos qui sont déjà acquise par le salarié. Par conséquent, on peut admettre qu’un salarié placé en activité partielle n’acquerra pas de RTT si son temps de travail effectif est inférieur à 35 heures par semaine.

Rémunération chômage technique : ce qui change sur la fiche de paie

Dans le cadre de la mise en place du dispositif d’activité partielle, également appelé chômage technique ou partiel, l’établissement de la paye pour les salariés concernés peut devenir particulièrement complexe. Taux horaire d’activité partielle, prise en compte des heures supplémentaires, écrêtement de la CSG/CRDS… le calcul correct de la rémunération chômage technique sur la fiche de paye doit tout prendre en compte.

Les experts Rue de la Paye vous apportent quelques explications sur les principaux points de vigilance et la marche à suivre, illustrée avec des extraits de bulletins de paye.

Comment calculer le taux horaire d’activité partielle ?

En compensation de la perte de salaire liée à la réduction de l’activité de l’entreprise, la rémunération du salarié en chômage technique va inclure une indemnité d’activité partielle versée par l’employeur. Cette indemnité est égale à  70 % de la rémunération horaire brute du salarié, soit 84 % du salaire net.

Dans tous les cas, le taux horaire d’indemnité d’activité partielle ne doit être inférieur au plancher de 8,03 € remboursé par l’Etat, sauf pour les salariés en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. L’employeur peut décider unilatéralement un taux d’indemnisation supérieur au 70 % prévus par la loi si une convention collective ou un accord d’entreprise le prévoit.

La base de calcul de l’indemnité comprend les éléments de rémunération compris dans le calcul de l’indemnité congés payés (règle du maintien), soit le montant :

  • du salaire de base;
  • des primes : celui que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé;
  • des commissions : la moyenne des 12 derniers mois.

Rémunération chômage technique : le traitement des heures supplémentaires

N’étant pas éligibles à l’activité partielle, les heures supplémentaires, même structurelles, et leur majoration, ne sont pas prises en compte dans le calcul de l’indemnité d’activité partielle, sauf quelques cas détaillés ci-dessous.

En fait, on doit prendre en compte les heures chômées sur la période considérée dans la limite de :

  • la durée résultant d’un régime d’équivalence au sens de l’article L.3121-13 du Code du travail;
  • la durée collective intégrant des heures supplémentaires habituelles résultant d’un accord ou d’une convention collective conclu avant le 23 avril 2020;
  • la durée contractuelle intégrant des heures supplémentaires habituelles prévues par la convention de forfait en heures au sens des articles L.3121-56 et L.3121-57 du Code du travail, conclu avant l’entrée en vigueur l’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020, soit le 23 avril 2020.

Voici deux exemples de prise en compte des heures supplémentaires (indemnisables et non-indemnisables) :

Exemple 1 : heures supplémentaires non-indemnisables

chômage technique heures supplémentaires non-indemnisables

La rémunération à prendre en compte est celle que le salarié aurait perçue dans le mois s’il n’avait pas été en activité partielle, incluant les majorations pour travail de nuit, le dimanche etc., hors heures supplémentaires et leur majoration.

Une fois le montant brut total calculé, celui-ci doit être divisé par le nombre d’heures légal (max. 151,67). Le calcul sera donc :

(1 933,33 + 8,39) / 151,67 =  12,80 x 70 % = 8,96 , soit un taux horaire de 8,96 € d’indemnité activité partielle.

Le nombre d’heures d’indemnisation activité partielle est limité à 35 heures par semaine. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, dans notre exemple nous prenons donc en compte 84 heures au total et non 84 heures + 9,60 heures supplémentaires.

chômage technique heures supplémentaires non-indemnisables

Exemple 2 : heures supplémentaires indemnisables

Voici également un exemple où les heures supplémentaires entrent dans l’indemnisation pour chômage technique :

chômage technique heures supplémentaires indemnisables

Le calcul du taux horaire d’activité partielle dans ce cas  devient (salaire de base + heures supplémentaires) x 70 %, soit :

(2 066,32 + 259,71) / 169 x 70 % = 9,63

Le taux horaire d’activité partielle sera donc de 9,63 € pour un nombre d’heures égal à 169, comme cela peut être observer dans l’extrait de bulletin de paie ci-dessous :

chômage technique heures supplémentaires indemnisables

Cette règle est rétroactive au 12 mars 2020.

Le mécanisme d’écrêtement des contributions CSG/CRDS

Un dispositif d’écrêtement des prélèvements sociaux est prévu à l’article L. 136-1-2 du Code de la Sécurité sociale pour que l’indemnité versée ne puisse pas être inférieure au SMIC. En cas de mise en place de l’activité partielle durant le mois, le précompte de contributions sociales ne peut avoir pour effet de porter le montant cumulé de la rémunération chômage partiel en deçà du SMIC brut.

Ainsi, les contributions CSG/CRDS sur l’indemnité activité partielle sont dues dans la limite du salaire net avant prélèvement à la source (PAS) supérieur au SMIC (1 539,42 € en 2020) ou partiellement dues lorsque celui-ci est inférieur au SMIC. Si le net à payer avant PAS devient supérieur au SMIC suite au décompte de la CSG/CRDS sur l’indemnité activité partielle, il faut alors proratiser cette contribution afin de ne pas dépasser les 1 539,42 €.

Pour rappel, en tant que revenu de remplacement, l’indemnité d’activité partielle est soumise à la CSG et à la CSRDS selon les taux suivants :

  • CSG déductible : 3,80 %;
  • CSG non déductible : 2,40 %;
  • CRDS : 0,50 %.

L’assiette de calcul est le montant de l’indemnité d’activité partielle après déduction des frais professionnels (98,25 % du montant de l’indemnité).

Voici donc dans les exemples ci-après comment cela se présente sur le bulletin de paie en cas d’exonération totale, d’écrêtement de la CSG et la CRDS ou s’il n’y a pas d’exonération de la CSG/CRDS sur l’indemnité d’activité partielle.

Exemple 1 : exonération totale de la CSG/CRDS activité partielle

Comme cela peut être observé dans l’extrait de bulletin de paie ci-dessous, si le montant du net avant PAS est inférieur au SMIC brut, la CSG/CRDS activité partielle est donc exonérée :

chômage technique éxonération totale CSG/CRDS

Exemple 2 : exonération partielle de la CSG/CRDS activité partielle

Si le montant du net avant PAS doit arriver à  1539,45 € après la proratisation de la CSG/CRDS activité partielle, comme ci-dessous (pour un contrat à 151,67 heures) :

chômage technique écrêtement CSG/CRDS

S’il s’agit d’un salarié à temps partiel, il faut prendre en compte le SMIC brut par rapport au nombre d’heures travaillées.

Exemple 3 : pas d’exonération CSG/CRDS activité partielle

Enfin, comme expliqué ci-avant, si le montant du net avant PAS est supérieure au SMIC brut, les contributions CSG/CRDS activité partielle se déclenchent de manière habituelle sur le bulletin de paie :

chômage technique pas d'exonération CSG/CRDS

Recouvrement des cotisations URSSAF : nouveautés 2020

Les services de l’URSSAF prennent de plus en plus de recouvrement de cotisations et contributions sociales en charge. Le Projet de Loi de Financement de la Sécurité Sociale (ou PLFSS) pour 2020 a intensifié ce processus. Quels transferts ont été prévus pour cette année et quels changements sont intervenus suite à la crise sanitaire liée au coronavirus ? Réponse dans cet article.

Recouvrement l’URSSAF : quelles cotisations sociales ?

L’URSSAF s’occupe de collecter les contributions et cotisations sociales suivantes (situation avant le 1er janvier 2020) :

Les cotisations de Sécurité Sociale :

  • Cotisations assurance maladie, maternité et invalidité ;
  • Cotisations assurance vieillesse ;
  • Cotisations aux allocations familiales ;
  • Cotisations accident de travail et maladies professionnelles (AT-MP).

Les autres contributions :

Depuis le 1er janvier 2011, ce sont les services de l’URSSAF qui sont en charge du recouvrement des cotisations d’assurances chômage et de l’AGS. Les seules contributions d’assurance chômage encore prélevées par Pôle Emploi concernent :

  • Les salariés expatriés ;
  • Les salariés frontaliers ;
  • Les intermittents du spectacle, de l’audiovisuel ou du cinéma.

Depuis le 1er janvier 2018, le recouvrement des contributions d’assurances chômage et d’AGS dues des VRP multicartes est pris en charge par l’URSSAF d’Île-de-France.

A savoir :
Pour les salariés agricoles, c’est à la MSA de s’occuper de la collecte des contributions et cotisations.
Concernant les salariés d’outre-mer, c’est à la CGSS de s’en charger.

Les nouveaux transferts en 2020

La contribution AGEFIPH :

A compter de la période d’emploi du 1er janvier 2020, une déclaration mensuelle permettra de déclarer les Bénéficiaires de l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (ou BOETH). Cette déclaration se fera par le biais de la DSN, quel que soit l’effectif de l’entreprise.

Le financement formation continue et apprentissage :

Les sommes dues au titre de la participation-formation continue et de la taxe d’apprentissage seront désormais recouvrées par les URSSAF (art. L6131-1 du Code du Travail). Ce recouvrement concernera donc :

  • La contribution formation ;
  • La contribution dédiée au financement du CPF des salariés titulaires d’un CDD ;
  • La taxe d’apprentissage (hors dépenses libératoires réalisées auprès d’un établissement d’enseignement) ;
  • La Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage (ou CSA).

Ce recouvrement sera organisé par ordonnance au plus tard le 1er janvier 2021, et portera sur les contributions dues aux périodes d’emploi effectuées à partir du 1er janvier 2021.

Transferts prévus pour les années à suivre

Le Projet de Loi de Financement de la Sécurité Sociale pour 2020 a prévu d’accélérer le processus de transfert des différentes caisses.

Pour 2020 :

  • La Caisse d’Assurance Maladie des salariés des Industries Électriques et Gazières (CAMIEG).

Pour 2021 :

  • L’Établissement National des Invalides de la Marine (ENIM).

Pour 2022 :

  • La Caisse Nationale de retraite des Industries Électriques et Gazières (CNIEG) ;
  • L’AGIRC-ARRCO.

Pour 2023 :

  • La Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales (CNRACL) ;
  • Les Fonds pour l’Emploi Hospitalier (FEH) ;
  • L’Institution de Retraite Complémentaire des Agents Non Titulaires de l’État et des Collectivités publiques (IRCANTEC) ;
  • L’Établissement de Retraite Additionnelle de la Fonction Publique (ERAFP) ;
  • La Caisse de Retraite et de Prévoyances des Clercs et Employés de Notaire (CRPCEN) ;
  • La Caisse d’Assurances Vieillesse, Invalidité et Maladies des Cultes (CAVIMAC).

Attention !
Les dates indiquées s’entendent en période d’emploi.

Coronavirus : suspension des recouvrements

Pour faire face aux conséquences de la crise sanitaire due au coronavirus, l’ordonnance du 26 mars 2020 suspendait les délais régissant le recouvrement des cotisations sociales non versées aux échéances par les URSSAF, les CGSS et la MSA. Cette même suspension était également applicable aux délais des procédures de contrôle et le contentieux qui y sont rattachés.

Attention :
La suspension ne bénéficie en aucun cas aux personnes faisant l’objet d’un constat de travail illégal.

Les délais de suspension étaient prévues de durer initialement jusqu’au 23 mai 2020 à minuit, soit à la fin de l’état d’urgence sanitaire. Ainsi, le recouvrement forcé aurait repris le 1er juillet 2020. Cependant, l’état d’urgence est prorogé jusqu’au 10 juillet 2020.

Malgré la prorogation, la fin de la suspension, initialement prévue pour le 30 juin 2020 est maintenue. Elle n’est donc plus liée à la fin de l’était d’urgence sanitaire. Il est par conséquent recommandé aux employeurs de prendre contact avec leur URSSAF en cas de difficultés pour trouver des solutions, l’État ayant précisé que la stratégie de reprise de recouvrement sera affinée en fonction des remontées des caisses afin de permettre une reprise mesurée et adaptée.

 

Activité partielle : réduction Fillon et SMIC mensuel pondéré

Le dispositif d’activité partielle requiert une gestion complexe pour son traitement paie. De plus, il faut également prendre en compte le calcul du SMIC mensuel de référence pour la réduction Fillon. Reprenons, pour les mois de mars, avril et mai 2020, un exemple concret afin d’y voir plus clair.

Activité partielle : quel impact sur le calcul de la réduction Fillon ?

En principe, la mise en place de l’activité partielle n’impacte pas le calcul de la réduction générale de cotisations dite « réduction Fillon ». Le mode de calcul ne change pas. Pourtant, cela peut poser des difficultés pratiques en paye. Car, comme pour toute autre absence salarié avec maintien partiel de la rémunération, il faut proratiser le SMIC mensuel de référence à prendre en compte pour la réduction Fillon.

Ainsi, pour le calcul de la réduction Fillon sur un mois où est intervenue une période d’absence liée à l’activité partielle, le montant du SMIC doit être proratisé selon le rapport entre la rémunération mensuelle soumise à cotisations et celle qui aurait été versée si le salarié avait été présent tout le mois (hors éléments de rémunération non affectés par l’absence).

Pour information, la réduction Fillon ne s’applique pas sur le montant de l’indemnité activité partielle compte tenu qu’elle n’est pas soumise aux cotisations sociales.

Le SMIC mensuel de référence pour le calcul de la réduction Fillon se calcule donc de la manière suivante :

SMIC mensuel à temps plein * (salaire versé / salaire habituellement versé), hors éléments non affectés par l’absence. 

Réduction Fillon en activité partielle : exemple concret

Pour cet exemple, nous prendrons le cas d’un salarié placé en activité partielle de mars à mai 2020. Pour chaque mois, nous allons déduire le SMIC mensuel de référence qui devra être pris en compte pour calculer la réduction Fillon. Ce montant servira aussi pour le calcul d’autres dispositifs comme le taux maladie, le taux d’allocations familiales, etc…

La situation du salarié prise pour exemple sera la suivante :

  • Travail hebdomadaire de 35 heures ;
  • La rémunération de base du salarié est de 1 820,04€ par mois, soit un taux horaire de 12€
  • L’entreprise dans laquelle travaille le salariés compte une dizaine de salariés ;
  • Sur les mois précédents sa mise en activité partielle, le salarié a bénéficié d’une rémunération stable ;
  • L’entreprise applique la méthode de régularisation progressive pour la réduction générale de cotisation.

Pour simplifier la situation, nous supposerons que le taux horaire du salarié constitue également la base de calcul pour le taux horaire de l’indemnité partielle qui lui est versée. Son taux horaire d’indemnité partielle sera donc de 12€ * 70% = 8,40€.

Situation 1 : Mars 2020

Dans cette situation, le salarié est placé en activité partielle pendant 70 heures sur le mois de mars. Ainsi, le bulletin devra présenter les montants suivants :

  • Salaire de base : 151,67 heures * 12€ de l’heure = 1 820,04 € ;
  • Absence « activité partielle » : 70 heures * 12€ de l’heure = -840 € ;
  • Indemnité horaire activité partielle : 70 heures * 8,40€ = 588 € ;
  • Salaire brut : 1 820,04 € – 840 € + 588 € =  1 568,04 € ;

Ainsi, le montant du SMIC de référence sera de :
1539.41 * [ (1 820,04 – 840 / 1 820,04) ] = 828,92 €

Situation 2 : Avril 2020

Pour le mois d’avril, le salarié a été placé en activité partielle pendant 105 heures. Le bulletin d’avril devra donc être établi avec les montants suivants :

  • Salaire de base : 151,67 heures * 12 € de l’heure = 1 820,04 € ;
  • Absence « activité partielle » : 105 heures * 12 € de l’heure = -1 260 € ;
  • Indemnités horaire activité partielle : 105 heures * 8,40 € = 882 € ;
  • Salaire brut : 1 820,04 € – 1 260 € + 882 € = 1 442,04 € ;

Ainsi, le montant du SMIC de référence sera de :
1539.41 * [ (1 820,04 – 1 260 / 1 820,04) ] = 473,67 €

Situation 3 : Mai 2020

Dans cette situation, le salarié a été placé 35 heures en activité partielle sur la durée du mois de mai. Son bulletin du mois de mai devra alors présenter les montants suivants :

  • Salaire de base : 151,67 heures * 12 € de l’heure = 1 820,04 € ;
  • Absence « activité partielle » : 35 heures * 12 € de l’heure = -420 € ;
  • Indemnités horaire activité partielle : 35 heures * 8,40 € = 294 € ;
  • Salaire brut : 1 820,04 € – 420 € + 294 € = 1 694,04 €.

Ainsi, le montant du SMIC de référence sera de :
1539,41 * [ (1 820,04 – 420 / 1 820,04) ] = 1 184,18 €

Coronavirus : une aide pour les cotisants Agirc-Arcco

L’Agirc-Arcco a annoncé le 12 mai 2020 une aide financière à tous ses cotisants connaissant des difficultés liées à la crise sanitaire du coronavirus. Parmis eux, on dénombre environ 150 000 dirigeants salariés. Cette mesure d’aide peut s’expliquer par le fait que l’Agirc – Arrco ne soit redevenue excédentaire que très récemment, contrairement au régime de retraite complémentaire des indépendants. Comment fonctionnera cette aide, et sous quelles conditions le salarié cotisant pourra être éligible ?

Montant et éligibilité de l’aide Agirc-Arrco

L’action sociale du régime de retraite complémentaire prévoit donc une aide exceptionnelle « d’urgence pour les salariés cotisants, qui peuvent connaître des difficultés d’ordre financier du fait de la crise sanitaire ». Cette aide vient s’ajouter aux autres mesures exceptionnelles déjà prévues par le partenaire social depuis le début de la crise.

L’aide financière circonstanciée sera alors allouée une fois par cotisant, pour un montant allant jusqu’à 1 500€ en fonction de la situation du demandeur. Afin d’en bénéficier, celui-ci devra contacter sa caisse de retraite complémentaire.

Le salarié – ou dirigeant salarié – devra remplir un formulaire de demande d’intervention sociale simplifiée. Une déclaration sur l’honneur précisant sa situation et décrivant ses difficultés financières lui sera également demandée. Après analyse du dossier et acceptation par la caisse de retraite complémentaire, le déblocage de cette aide est effectué, et le cotisant la recevra sous un mois.

Coronavirus : 200 millions d’euros débloqués par l’Agirc-Arrco

Ce dispositif d’aide exceptionnelle est financé par la caisse à hauteur de 200 millions d’euros. Sur l’exercice 2019, cette même caisse a perçu un excédent de 489 millions, donc pas d’inquiétude à avoir au niveau budgétaire pour les cotisants. Le régime, revenu à l’équilibre depuis peu, annonce ainsi un montant des réserves de financement disponibles de près de 65 milliards d’euros.

Tous les cotisants pourront bénéficier de cette aide, soit environ 18,8 millions de salariés et 150 000 salariés dirigeants. Dans le contexte de la crise du coronavirus, l’initiative portée par l’Agirc – Arcco a également été saluée par les organismes patronaux (MEDEF, CPEM, U2P).

En effet, avant l’annonce d’une aide sociale par la caisse, les salariés à la tête des TPE/PME n’étaient pas couverts par les mesures d’aide COVID prévues par le gouvernement. Les cadres dirigeants ne pouvaient bénéficier du dispositif d’activité partielle qu’en cas de fermeture (temporaire) de leur entreprise ou de leur établissement.

De plus, comme pour les cotisations URSSAF, les TPE/PME impactées par l’épidémie de coronavirus peuvent via la DSN demander le report de paiement de leurs cotisations auprès de la caisse de retraite complémentaire dont elles dépendent.

Coronavirus : subvention pour l’équipement des PME

Le travail des salariés dans le contexte de l’épidémie de coronavirus oblige les employeurs à recourir à des aménagements et à de l’équipement particuliers. Toutes ces dispositions de reprise de l’activité ont un coût, parfois très lourd pour les entreprises. Pour pallier à ces dépenses supplémentaires, l’Assurance maladie propose au TPE/PME, mais également aux indépendants, une subvention pour financer les équipements nécessaires à la protection du coronavirus.

Éligibilité à la subvention

La subvention proposée par l’Assurance maladie, appelée « Prévention COVID », est destinée aux TPE et PME de moins de 50 salariés (à l’exception des établissement couverts par la fonction publique territoriale ou hospitalière). Les indépendants sans salariés peuvent également en bénéficier. Un indépendant comptant entre 1 et 49 salariés devra remplir les mêmes conditions d’attribution que les TPE/PME.

Ainsi, les TPE/PME éligibles à la « Prévention COVID » sont celles rassemblant les critères suivants :

  • Effectif compris entre 1 et 49 salariés ;
  • L’employeur cotise au régime général de la Sécurité sociale ;
  • L’entreprise est implantée en France métropolitaine ou dans un département d’Outre-Mer ;
  • Le DUER de l’entreprise est à jour depuis moins d’un an ;
  • L’entreprise n’a pas bénéficié d’une autre aide publique portant sur le même investissement (une déclaration sur l’honneur devra être fournie).

Les entreprises ayant bénéficié, au cours des deux dernières années, d’un contrat de prévention, ainsi que celles qui font l’objet d’une injonction de cotisation supplémentaire, ne sont pas éligibles.

Pour les indépendants, les critères d’éligibilité à respecter sont les suivants :

  • Aucun salarié à la date de la demande de subvention (dans le cas contraire, les critères à suivre seront les mêmes que les TPE/PME) ;
  • L’indépendant cotise au régime général de la Sécurité sociale ;
  • Implantation en France métropolitaine ou dans un département d’Outre-Mer ;
  • L’indépendant n’a pas bénéficié d’une aide publique portant sur le même investissement (une déclaration sur l’honneur devra être fournie).

Matériels et équipements financés par la subvention

La subvention de l’Assurance maladie prévoit le financement du matériel et/ou équipement qui va permettre à l’entreprise de respecter les consignes de prévention COVID, à savoir :  :

  • Respecter les mesures barrières et de distanciation physique (vitre plexiglas, cloisons, écrans, etc…) ;
  • Permettre une distanciation sociale (barrières, cordons, locations de locaux additionnels, etc…) ;
  • Garantir la communication dans l’entreprise sur les gestes barrière (écrans, supports d’affichage et affiches).

Les éléments à usage unique ( peintures, films plastiques, etc…) ainsi que le matériel informatique ne sont pas pris en charge. La subvention ne va concerner cependant les acquisitions réalisées entre le 14 mars 2020 et le 31 juillet 2020, avec facture pour justificatif. En cas d’absence de facture, une attestation sur l’honneur peuvent suffire à condition d’y lister les achats, leurs date d’achat ainsi que le mode de règlement utilisé (les bons de commande peuvent également être fournis).

Modalités de financement et procédure de demande

Le montant de la demande de subvention est égal à la moitié du montant hors taxe de l’investissement. Cet investissement doit cependant respecter des limites pour être subventionné :

  • Entre 1 000 € et 10 000 € pour les TPE/PME, soit une subvention entre 500 € et 5 000 € ;
  • Entre 500 € et 10 000 € pour les indépendants sans salariés, soit une subvention entre 250 € et 5 000 €.

Les TPE/PME comportant plusieurs établissements auront droit à une subvention par entité. Un indépendant sans salariés peut faire plusieurs demandes. Le montant de la subvention globale ne pourra cependant pas dépasser 5 000 €.

Pour bénéficier de la subvention « Prévention COVID », les entreprises ou indépendants doivent remplir un formulaire spécifique via le site Ameli.fr, puis transmettre par mail ou voie postale le-dit formulaire ainsi que les autre pièces administratives demandées. La liste de ces pièces est également disponible sur ce même site. La demande devra impérativement être effectuée avant le 31 décembre 2020.

La contre visite médicale : ce qu’il faut savoir

En tant qu’employeur, il est possible de demander une contre visite médicale afin d’apprécier si l’arrêt de travail du salarié est justifié. Utilisé à bon escient, ce dispositif peut entrer dans votre politique de lutte contre l’absentéisme. Comment demander une contre visite ? Le salarié doit-il être informé ? Que faire en cas d’arrêt maladie injustifié ?

DEMANDER UNE CONTRE VISITE MÉDICALE

L’article L. 1226-1 du Code du travail affirme que l’employeur a le droit de faire procéder à une contre-visite médicale en contrepartie de l’obligation qui lui est faite de maintenir, sous certaines conditions, le salaire d’un salarié absent pour cause de maladie ou d’accident.

La contre visite médicale peut être réalisée par un prestataire spécialisé. L’employeur ayant le droit légal de faire réaliser une contre-visite, il n’a pas l’obligation d’informer son salarié du passage d’un médecin contrôleur.

La contre-visite s’effectue, en principe, au domicile du salarié. Généralement, un salarié en arrêt maladie a des horaires de présence obligatoire à domicile : 9h-11h et 14h-16h.

Mais il peut arriver que ce dernier soit autorisé à prendre un repos hors de son domicile. Dès lors que le lieu de repos est situé hors de la résidence habituelle, le salarié doit en informer l’employeur au préalable et lui communiquer sa nouvelle adresse de résidence.

Si l’arrêt maladie autorise des sorties sans restriction d’horaire, le salarié devra proposer au médecin mandaté par l’employeur, un créneau de 2 heures consécutives pour permettre la visite à son domicile. S’il est dans l’incapacité de le faire, il recevra une lettre recommandée avec accusé de réception lui demandant de se rendre au cabinet médical du médecin contrôleur (convocation au contrôle médical).

RÉSULTATS DE LA CONTRE VISITE MÉDICALE

Plusieurs situations peuvent se présenter :

  • Si le salarié est absent, refuse l’examen médical ou si l’arrêt n’est pas justifié, l’employeur peut cesser de verser le complément employeur pour la durée de l’arrêt restant à courir à compter du jour du contrôle (sans effet rétroactif).

⇒ A noter que l’employeur ne peut sanctionner son salarié du fait de cette situation.

  • Si l’examen médical confirme l’état d’incapacité du salarié, les indemnités complémentaires de maladie continuent d’être versées jusqu’à la fin de l’arrêt de travail en cours, dans la limite du crédit indemnisable.
  • Si la contre visite médicale conclue que le salarié est en état de reprendre son travail il existe 2 possibilités :
    • Soit le salarié reprend son travail avant le terme de l’arrêt de travail prescrit;
    • Soit il s’en tient à l’arrêt prescrit par son médecin traitant. L’employeur peut suspendre le versement des indemnités complémentaires à compter du jour du contrôle (sans effet rétroactif). A noter que l’employeur ne peut sanctionner son salarié du fait de ne pas vouloir reprendre immédiatement son travail.

CONTRE VISITE ET INDEMNITÉS JOURNALIÈRES DE SÉCURITÉ SOCIALE

Il n’est pas nécessaire à l’employeur d’informer la Sécurité sociale de la contre visite. Le médecin contrôleur informe service du contrôle médical de la caisse primaire d’assurance maladie en lui envoyant son rapport dans un délai maximal de 48 heures. La CPAM, en connaissance de ces informations, choisira ou non de stopper le paiement des indemnités journalières.

Si elle décide de suspendre les indemnités journalières, le salarié, peut demander au service du contrôle médical un examen de sa situation pendant un délai de 10 jours francs à compter de la notification de la décision de suspension des IJSS. Le service du contrôle médical de la caisse a alors 4 jours francs à compter de la saisie par le salarié pour se prononcer sur cette demande et décider la reprise ou non du versement des indemnités journalières. Pour rappel, les jours francs se définissent comme des jours entiers décomptés de 0 à 24 heures.

La CPAM peut aussi décider de procéder à un nouvel examen de la situation du salarié. Cet examen est un droit si le médecin contrôleur n’a pas vu le salarié. Si un nouvel arrêt de travail est prescrit dans un délai de 10 jours francs après une décision de suspension des IJSS :

  • Le versement des indemnités n’est pas automatique, mais subordonné à l’avis favorable du service du contrôle médical.
  • Le service du contrôle médical a 4 jours francs pour se prononcer dans cette situation sur le paiement ou non des IJSS à compter de la date de réception de l’avis d’arrêt de travail.

Accident du travail en cumul d’emploi

Les gestionnaires de paie de Rue de la Paye sont parfois confrontés à des cas atypiques au cours de leur activité. Voici la situation de Mme X, technicienne de surface chez plusieurs employeurs, en arrêt du 29 avril au 10 mai suite à une chute au cours de sa journée de travail. La question posée est de savoir qui doit payer le complément de salaire, quel sera son montant et quelles sont les démarches.

QUI DÉCLARE L’ACCIDENT DU TRAVAIL ?

Tout d’abord, c’est bien à l’employeur sous la responsabilité duquel Mme X a eu son accident qui doit déclarer l’accident du travail. Ce cas est prévu par l’Article L411-1 Créé par Décret 85-1353 1985-12-17 art. 1 JORF 21 décembre 1985 :
« Est considéré comme accident du travail, quelle qu’en soit la cause, l’accident survenu par le fait ou à l’occasion du travail à toute personne salariée ou travaillant, à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit, pour un ou plusieurs employeurs ou chefs d’entreprise. »

Il n’est pas nécessaire aux autres entreprises dans lesquelles la salariée multi-employeur d’entreprendre les démarche de déclaration d’accident du travail.

COMMENT EST INDEMNISÉ L’ACCIDENT DU TRAVAIL ?

Les autres employeurs doivent établir une attestation de salaire sur présentation de l’Arrêt de travail délivré par le médecin. La salariée en cumul d’emploi sera indemnisée par la Sécurité sociale pour accident du travail sur la base du cumul des salaires de ses différents emplois.

COMMENT CONSIDÉRER LA PÉRIODE D’ABSENCE CHEZ LES AUTRES EMPLOYEURS

Bien que l’accident du travail que subit Mme X ait eu lieu en dehors de leur responsabilité, il n’est pas possible que la salariée soit déclarée en maladie pour les uns et en accident du travail pour l’autre. Chez les autres employeurs, la période d’absence de la salariée multi-employeur devra donc aussi être déclarée en accident du travail sur sa fiche de paye.

La déclaration de l’accident n’ayant pas été faite sous leur autorité, les autres employeurs ne seront pas affectés par la hausse de taux de cotisation AT/MP possiblement applicable après l’accident.

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