Lettre d’avertissement : procédure et motifs d’envoi

Il peut arriver qu’un salarié commette une faute. Afin qu’il en prenne conscience et qu’il ne recommence pas, son employeur peut envisager une sanction disciplinaire. Cette sanction est notifiée au salarié par une lettre d’avertissement, qui doit contenir le motif donnant lieu à une sanction disciplinaire. Revoyons ensemble le contenu d’une lettre d’avertissement et dans quelles situations peut s’envoyer une lettre d’avertissement à un salarié.

Rappel du principe d’avertissement

Par définition, tout mesure autre que verbale prise par l’employeur à la suite d’une action d’un de ses salariés considéré comme fautif est considérée comme une sanction disciplinaire. L’avertissement vise à avertir de manière formelle le salarié sur son manquement à honorer ses obligations issues de son contrat de travail, vis-à-vis de :

• Son comportement ;
• L’accomplissement des tâches et missions qui lui sont confiées ;
• Le respect du règlement ;
• Etc…

L’avertissement agit comme un rappel à l’ordre ou une mise en garde informant le salarié des faits reprochés afin qu’il y mette un terme.

Juridiquement parlant, un même fait ne peut être sanctionné deux fois. Cependant, la lettre d’avertissement constitue une sanction disciplinaire. Ainsi, l’employeur ne peut pas envoyer une lettre d’avertissement pour un fait reproché pour ensuite le sanctionner plus lourdement pour ce même fait. Le salarié qui persiste dans sa faute malgré l’avertissement de l’employeur s’expose toutefois à une sanction plus lourde, comme une mise à pieds ou un licenciement.

Procédure d’avertissement et mentions obligatoires de la lettre

La procédure d’avertissement est encadrée par le droit du travail, la convention collection ou l’accord de branche dont dépend l’entreprise. Elle est relativement légère à mettre en œuvre et constitue ainsi une procédure disciplinaire simplifiée.

S’apparente à un avertissement, toute notification écrite et motivée interpellant le salarié de manière claire, sur ses manquements. Dès lors, l’employeur doit simplement s’assurer de la notification de l’avertissement, qu’il soit transmis par courrier recommandé, e-mail ou autre procédé écrit assurant un caractère formel à l’interpellation du salarié.

Les motivations de l’employeur doivent être clairement énoncées dans la lettre d’avertissement, bien que celle-ci ne soit pas soumise à un formalisme particulier. De plus, la lettre doit :

• Être transmise dans un délai de 2 mois après la découverte des faits ;
• Décrire de manière claire et précise les faits reprochés ;
• Énoncer de manière claire la mise en garde du salarié.

Dans le cadre de certaines conventions ou accords de branche, après réception de la lettre d’avertissement, l’employeur et le salarié doivent entrer en contact lors d’un entretien pour exposer les observations et les faits reprochés. Bien que non obligatoire, ce genre d’entretien est fortement recommandé pour garantir une bonne gestion des ressources humaines de l’entreprise.

Dans quels cas envoyer une lettre d’avertissement ?

Toute faute imputable au salarié peut justifier l’envoie d’une lettre d’avertissement. Ces fautes peuvent être rassemblées en plusieurs catégories.

Les retards répétés

Un salarié qui arrive régulièrement en retard à son poste freine le bon déroulement de l’activité de l’entreprise. Même les retards non imputables au salarié comme les problèmes de transport peuvent faire l’objet d’un avertissement. Attention toutefois, les grèves des services de transports en commun entraînant un retard ne peuvent être imputées au salarié et justifier l’avertissement.

Les absences non justifiées 

Est considéré comme absence injustifiée toute absence qui ne s’inscrive pas dans une démarche légalement admise par le droit du travail. De ce fait les arrêts maladies ne peuvent en aucun cas être imputés comme faute. Certaines conventions prévoient également des jours exceptionnels pour les mariages, déménagement ou décès d’un proche du salarié.

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L’attitude verbale et / ou vestimentaire inadaptée

Un contrat de travail, comme tout contrat, doit s’exécuter de bonne foi. Aucune forme d’insulte ou d’incitation haineuse ne saurait être acceptée dans une entreprise. En plus de nuire au cadre de travail, elles peuvent entacher la réputation de l’entreprise.

D’une manière similaire, la tenue du salarié doit répondre au code vestimentaire de l’entreprise, encore plus si celle-ci dispose d’une section dédiée dans son règlement intérieur ou que la nature du travail exige une tenue particulière (pour des raisons de sécurité, entre autre). Un non respect du code vestimentaire peut être invoqué comme faute, encore plus s’il est question de raison de sécurité.

L’insubordination ou la négligence

Le refus du salarié de réaliser une mission que son employeur lui confie peut aussi faire l’objet d’une lettre d’avertissement pour insubordination. Elle peut également être une cause réelle et sérieuse de licenciement pour faute grave dans les cas les plus extrêmes.

Un salarié faisant preuve de négligence dans la réalisation de son travail s’expose aussi potentiellement à un avertissement. La négligence peut être un non-port de la tenue de travail règlement, un non-respect des horaires collectifs de travail, etc…

Que faire si le salarié ignore la lettre d’avertissement ?

Dans le cas où le salarié répète sa faute malgré la lettre d’avertissement, l’employeur lui en adresse une nouvelle, puis peut directement recourir à d’autres sanctions disciplinaires. La dernière solution étant la procédure de licenciement.

Dans ce cas de figure, la lettre d’avertissement peut être invoquée pour justifier un licenciement pour faute. Dans l’optique du licenciement, une telle lettre n’est plus valable comme preuve lorsqu’elle date de plus de 3 ans après sa réception. Ainsi, une lettre d’avertissement s’avère plus adaptée dans le cadre d’une sanction et non d’un licenciement, car elle atteste que le salarié a été informé et appuie l’indulgence de l’employeur.

Les différentes lettres reçues par le salarié fautif pourront abonder aux débats pour caractériser la faute qui justifie le licenciement dans le cas d’une procédure engagée devant le Conseil des Prud’Hommes. Bien qu’un seul avertissement ne suffise pas à procéder à un licenciement de manière convenable, plusieurs lettres reprochant les mêmes faits permettent de caractériser la faute, et déterminer si celle-ci est simple, grave ou lourde selon la nature des faits reprochés.