Internaliser ou externaliser la paie : comment choisir la bonne solution ?

La gestion de la paie pour les entreprises est essentielle et représente un coût non négligeable pour celles-ci. Il est légitime pour elles de se poser la question suivante : faut-il internaliser ou externaliser la paie dans l’entreprise ?

Chaque solution présentant ses avantages et ses inconvénients, qu’il faudra anticiper et étudier avec attention pour choisir la meilleure solution. Nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir pour faire le bon choix entre internaliser ou externaliser la paie de votre entreprise.

Vous avez déjà fait votre choix et vous souhaitez externaliser ?
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Internaliser ou externaliser : quels enjeux pour la gestion paie ?

Que vous décidiez d’internaliser ou d’externaliser la paie de votre entreprise, votre gestion doit accomplir deux enjeux essentiels : la conformité réglementaire et la sécurisation des données.

La conformité réglementaire va rassembler toutes les déclarations et le suivi social de vos salariés depuis leur arrivée dans l’entreprise jusqu’à leur départ, votre gestion paie devra donc impliquer :

• Les déclarations d’embauche ;
• Les affiliations auprès d’organismes sociaux ;
• Les paiements des cotisations sociales ;
• L’ouverture des droits sociaux ;
• La couverture et l’indemnisation santé prévoyance de vos salariés ;
• Les pensions de retraite ;
• Les cotisations à l’assurance chômage ;
• Le prélèvement à la source.

Une paie non-conforme aura de lourdes conséquences financières pour votre entreprise, qui seront imputées lors des contrôles de l’URSSAF, par l’inspection du travail ou encore par le conseil des prud’hommes. Une gestion paie juste requiert obligatoirement une connaissance du droit social et des règles légales. Devra également s’ajouter à cette connaissance une fiabilité de la gestion pour garantir sa pérennité.

Les données de paie sont des donnés sensibles, elles doivent donc être confidentielles et sécurisées. La généralisation de la dématérialisation des données rend cette tâche moins laborieuse, mais également plus fragile : une panne informatique ou un serveur irrécupérable peut entraîner une perte immense de données en interne.

Les solutions Rue de la Paye by Cegedim SRH vous garantissent un
stockage sécurisé de vos données sur le cloud.

Les critères de choix entre une paie interne ou externe

Pour prendre la bonne décision du mode gestion paie à appliquer à votre entreprise, il faut au préalable procéder à un état des lieux de votre processus global de gestion de la paie afin d’en mesurer sa pertinence.

Il est également nécessaire que vous mesuriez les sources d’optimisation des processus, ainsi que les impacts et les coûts de ces processus. Choisir entre internaliser ou externaliser votre gestion paie va principalement dépendre des critères suivants :

• Le volume des bulletins de paie mensuels à calculer : selon le volume, l’investissement dans des logiciels, voire le rapprochement vers un prestataire est à envisager ;
• La complexité des calculs de paie et des spécificités selon le domaine d’activité de votre entreprise, le statut de vos salariés et votre convention collective ;
• Le coût de production unitaire d’un bulletin de paie et le budget consacré à votre gestion paie dans son ensemble ;
• Les compétences que votre entreprise détient en interne concernant la paie ;
• Les contraintes technologiques et informatiques de votre entreprise ;
• Le niveau d’autonomie et de responsabilité que vous souhaitez conserver sur votre gestion paie.

A savoir :
Le choix d’externaliser la gestion paie n’est pas binaire, il vous est tout à fait possible d’externaliser partiellement.

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qu’elle soit partielle ou totale.

Internaliser la paie : avantages et inconvénients

Internaliser la paie dans votre entreprise revient à vous en occuper en intégralité, cela peut vous permettre :

• D’être plus autonome ;
• De maîtriser vos processus RH ;
• De garder la confidentialité des données au sein de votre entreprise ;
• De conserver les compétences dans votre entreprise ;

Toutefois, ces avantages ne seront visibles que si votre entreprise est suffisamment opérationnelle et équipée pour permettre une gestion paie efficace. Cela entraînera inévitablement des coûts supplémentaires concernant :

• L’achat et la maintenance des logiciels de gestion paie et du stockage des données produites ;
• La formation régulière des salariés en charge de la gestion paie concernant les nouveautés organisationnelles, juridiques et structurelles.

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Externaliser la paie : avantages et inconvénients

Une entreprise qui fait le choix de ne pas gérer sa paie en interne se tournera par conséquent vers l’externalisation en faisant appel à un prestataire externe. On note une réelle tendance à l’externalisation depuis plusieurs années en raison de l’amélioration de la qualité de service des prestataires notamment.

Externaliser la paie de votre entreprise confère de nombreux avantages, et vous permettra :

• De gagner du temps que vous pourrez accorder à des tâches ou des projets ayant une plus forte valeur ajoutée ;
• Réduire les coûts de structures en vous passant d’un logiciel, d’un stockage et d’un suivi de formation pour les chargés de paie ;
• Être à jour automatiquement sur les évolutions juridiques et règlementaires, votre prestataire se mettant en conformité via son outil de gestion.

Si vous optez pour l’externalisation, le plus important à faire pour éviter le maximum d’inconvénient sera de bien choisir votre prestataire en fonction de vos projets. Pour ce faire, il faudra :

• Déterminer vos priorités et le temps à consacrer à la gestion paie ;
• Déterminer vos besoins, attentes et exigences envers le prestataire ;
• Décider d’externaliser partiellement ou totalement votre gestion paie ;
• Comparer les coûts.

Pour les entreprises, il peut être difficile aujourd’hui de mesurer correctement les véritables enjeux de la paie et les conséquences qu’entraînent une mauvaise gestion. Recourir à un prestataire externe permet d’éviter un climat social plus tendu avec les salariés et une source potentielle de conflits supplémentaires.

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