Gratification stage : fiche de paie obligatoire ?

Si vous avez fait le choix d’accueillir un stagiaire au sein de votre société, voici un certain nombre d’informations à prendre en compte. Les obligations sont nombreuses, en particulier quand le stagiaire reste plus de deux mois. En effet, tous les stages d’une durée supérieure à deux mois doivent être rétribués par une gratification stage versée chaque mois.

De ce fait, bien qu’il ne soit pas nécessaire de lui remettre un bulletin de paie au sens juridique du terme, il faut lui transmettre un document synthétisant l’ensemble des sommes qu’il aura reçues et les charges sociales éventuellement payées.

GRATIFICATION MINIMALE DE STAGE 2023

Quand le stagiaire fait un stage de plus de deux mois (consécutifs ou non) dans la même entreprise pendant la même année scolaire, il est obligatoire de lui octroyer une gratification stage chaque mois, à compter du premier jour du premier mois de la période de stage.

Cette gratification doit être au minimum égale à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Au titre de 2023, avec ce plafond horaire à 27 €, le montant de la gratification minimale par heure de stage s’élève à 4,05 €.

Un accord de branche ou une convention collective peut contraindre l’entreprise de verser au stagiaire une gratification supérieure au minimum. Cela peut aussi être une volonté de la direction.

CHARGES SOCIALES SUR LA GRATIFICATION STAGE

Les cotisations sociales dues pour un stagiaire dépendent du montant de l’indemnité de stage par rapport au seuil de franchise de cotisations. La franchise est égale au montant de la gratification minimale obligatoire multiplié par le nombre d’heures de stage effectuées pendant le mois.

Lorsque l’indemnité de stage est inférieure ou égale au seuil de franchise de cotisations, aucune cotisation ni contribution sociale n’est due par l’employeur. Si la gratification versée au stagiaire est supérieure à ce montant, les cotisations sont dues uniquement sur la fraction de rémunération qui le dépasse.

La partie de la rémunération supérieure à la franchise de cotisations est soumise à toutes les cotisations de Sécurité sociale, CSG, CRDS, la contribution sociale autonomie, le versement transport et la cotisation FNAL. Seules ces cotisations doivent apparaitre sur le bulletin de paye du stagiaire en cas de dépassement du seuil de franchise.

Même si elle dépasse le seuil de franchise, la gratification de stage n’est pas soumise aux cotisations d’assurance chômage, à l’AGS ou à la contribution au financement des organisations syndicales. Et cela parce que le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise. Pareil pour les cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance : les stagiaires ne sont pas reconnus par les institutions en cause.

EXEMPLE DE FICHE DE PAIE STAGIAIRE 2023

Le montant de la gratification de stage est aussi déterminant concernant l’obligation de soumettre une fiche de paie ou pas au stagiaire. Jusqu’au seuil de franchise de cotisation, la fiche de paie n’est pas obligatoire. Cependant, l’employeur doit remettre au stagiaire un document écrit qui atteste des sommes versées.

Dès que l’indemnité de stage dépasse la gratification minimale, il faut établir un bulletin de paie pour le stagiaire, afin de pouvoir le déclarer en DSN. Voici un exemple d’un tel bulletin pour le mois de janvier 2023 :

Dans cet exemple, le stagiaire a travaillé à temps complet (7 heures par jour) sur le mois de janvier 2023 (22 jours), pour un total de 154 heures. Le calcul du seuil de franchise de cotisations pour lui est donc :

27 x 15 % x 154 = 623,70 €

Cela veut dire que le montant soumis aux cotisations sociales sera calculé comme différence entre sa gratification mensuelle et ce montant exonéré, soit :

790 – 623,70 = 166,30 €

Enfin, comme il peut être observé également sur notre exemple, la gratification de stage est complétement exonérée de l’impôt sur le revenu, à condition qu’elle ne dépasse pas le SMIC annuel.