Gestion des notes de frais en ligne

La gestion des notes de frais concerne presque toutes les entreprises. Bien que très important, ce processus est long et répétitif et parfois assez complexe, dû aux nombreuses règles qui y sont liées et notamment à l’importance des justificatifs. Digitaliser cette tâche signifie améliorer la fiabilité des données et augmenter la productivité au sein de l’entreprise. Voici tout ce que vous devez savoir pour une gestion des notes de frais plus efficace.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels. En général, les notes de frais portent sur des frais de repas, de transport ou de logement engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, dans l’intérêt de l’entreprise.

Le remboursement des frais professionnel est une obligation pour l’employeur, les montants ne peuvent être imputés sur la rémunération du salarié. L’employeur peut rembourser les frais soit au réel, sur la base des dépenses réellement engagées (et des justificatifs), soit par une indemnisation forfaitaire, établie à partir des barèmes mis à disposition par l’URSSAF.

Par ailleurs, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils en vigueur ne sont pas dépassés et s’ils sont justifiés. Les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

De plus, il est à noter que les frais forfaitaires et les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

A noter :
Seuls les salariés peuvent bénéficier du  système forfaitaire de remboursement des frais. Celui-ci ne peut pas être mis en place pour un dirigeant.

La gestion des notes de frais : comment ça marche ?

Une notre de frais sans justificatif ne peut pas être prise en compte par l’employeur. Le justificatif de la dépense peut être en format physique ou virtuel. Plusieurs éléments doivent être visibles pour qu’une note de frais soit validée, comme la date, le montant et le motif de l’opération. En fonction des dépenses, d’autres critères peuvent être pris en compte. Par exemple, pour les indemnités kilométriques, il est utile d’indiquer le lieu du déplacement, le motif et la distance parcourue ainsi que la puissance fiscale du véhicule.

Gérer l’ensemble de ces justificatifs représente une charge administrative énorme tant pour le salarié que pour l’employeur. Nombreuses entreprises consacrent encore beaucoup de temps et d’énergie à la gestion des déplacements et des notes de frais. Une bonne organisation de cette tâche répétitive et chronophage est pourtant nécessaire car chaque justificatif doit être produit en cas d’un contrôle URSSAF. A cette occasion, les justificatifs sont utilisés pour vérifier la cohérence entre les remboursements de frais et les dépenses exonérées de cotisations sociales. L’administration s’assure ainsi que ces remboursements ne cachent pas des compléments de salaires.

Par ailleurs, l’administration fiscale exploite ces données pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise.

Notes de frais en ligne : quelle solution choisir ?

Il est bien évident, la gestion des notes de frais est un passage obligatoire pour chaque professionnel. Plus l’entreprise est grande, plus le nombre de notes de frais à gérer est important, tout comme les démarches administratives qui en découlent. La gestion des notes de frais est donc souvent très fastidieuse pour les services RH ou comptabilité qui en ont la charge. Pour optimiser les ressources allouées à la gestion des dépenses professionnelles, de nombreux logiciels de gestion ont vu le jour.

Afin d’éviter des pénalités en cas de contrôle URSAFF, mais aussi afin d’éviter la perte des justificatifs des frais des salariés, il est indispensable de faire appel à un logiciel adapté afin de répondre aux exigences réglementaires.

Au-delà des obligations de l’employeur, la mobilité, la simplicité d’usage, la sécurité font partie des critères de choix d’une solution efficace et complète, permettant d’optimiser et de fluidifier la gestion des notes de frais.

Grâce aux services Easy SRH offerts par Rue de la Paye, vous pouvez gérer l’intégralité du cycle de vie du salarié, y compris les notes de frais. Voici comment ça marche : le salarié saisie sa demande et envoie les justificatifs directement depuis une application mobile ou le portail salarié/manager de l’outil SIRH. La personne en charge de la validation est automatiquement informée par mail. Toutes les informations collectées se déversent automatiquement en paye.

Ce type de gestion des notes de frais en ligne peut vraiment simplifier les flux administratifs au sein de votre entreprise. Profitez-en et vous gagnerez du temps !