Gestion de la paie en cabinet : internaliser ou externaliser ?

La gestion de la paie est une tâche qui concerne toutes ou presque toutes les entreprises. Par conséquent, un grand nombre de cabinets d’experts-comptables sont également concernés.

De manière générale, il existe deux méthodes de gérer la paie des entreprises clientes :

• L’internalisation de la paie : les tâches sont assurées en interne par le cabinet lui-même ;
• Ou l’externalisation de la paie : la gestion paie est déléguée, de manière totale ou partielle à un prestataire spécialisé.

Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients selon la situation et les besoins du cabinet. L’expert-comptable doit peser le pour et le contre pour savoir s’il doit internaliser ou externaliser la gestion paie de son cabinet.

Comparons les différents aspects de l’internalisation et de l’externalisation pour vous permettre de faire le bon choix pour votre cabinet.

Qu’est-ce que l’internalisation de la gestion paie ?

Internaliser la paie consiste, pour l’établissement, à garder la main sur l’ensemble du processus de la paie, à savoir :

• La collecte des informations et des variables ;
• L’établissement des bulletins de salaire ;
• Les déclarations des charges sociales ;
• Les déclarations annuelles.

Bien qu’auparavant, une gestion paie en interne nécessitait l’acquisition et l’installation d’un ou plusieurs logiciels spécialisés, cette nécessité présentait deux inconvénients majeurs et inhérents à l’internalisation :

• Le coût : un investissement est nécessaire, non seulement pour l’achat du logiciel mais également pour sa mise à jour et sa maintenance ;
• La formation : La production paie en interne demande également aux personnes en charge d’être formées aux logiciels qu’elles vont utiliser, mais également à toute la règlementation légale qui encadre la paie.

Dorénavant, ce sont les solutions dites « Software as a Service » (ou SaaS) qui sont utilisées en majorité, notamment en raison de leur aspect entièrement en ligne. Il s’agît d’un service payant comprenant la mise à disposition d’un logiciel de paie, accompagnés par des spécialistes quant à son utilisation et au processus de réalisation des bulletins de salaire. Ces solutions remédient aux inconvénients de la paie en interne de par leur aspect :

• Moins coûteux : leur coût direct est moins élevé, mais également des coûts indirects moins conséquents pour l’entreprise (impression des bulletins, pli, affranchissement, etc…) ;
• Moins risqué : l’appui d’experts permet de limiter les erreurs et l’impact de celles-ci, rendant le processus plus fiable.

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Qu’en est-il de l’externalisation paie ?

A l’opposé de l’internalisation, on trouve logiquement l’externalisation de la gestion paie. Via ce mode de traitement, c’est le prestataire à qui l’établissement confie sa gestion paie qui effectue les différentes tâches.

Cette solution permet de gagner du temps pour permettre à l’établissement de se concentrer sur son cœur de métier, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un cabinet d’experts-comptables.

De plus, les risques d’erreur sont également amoindris en choisissant le bon prestataire : sa maîtrise de la réglementation et des spécificités liées au secteur de l’établissement qui lui confie sa gestion paie minimise le risque que de potentielles erreurs surviennent lors de la production des bulletins de salaire.

En contrepartie, l’externalisation exige un coût non négligeable. Elle est souvent facturée « par salarié », avec des tarifs dégressifs en fonction du nombre de bulletins par mois confiés au prestataire spécialisé.

Une économie sur les coûts indirects vient compenser le prix de la prestation : en effet, le coût d’un bulletin de paie ne se réduit pas au salaire du collaborateur paye divisé par le nombre de bulletins traités. Il faut aussi prendre en compte le prix de la solution informatique choisie, les frais de recrutement, l’éventuel backup en cas d’absence, la formation, le coût d’éventuelles pénalités financières.

Il n’est pas rare qu’en prenant en compte tous ces facteurs, l’externalisation de la paie permette une économie de 20 à 30%. Ce gain est possible grâce aux économies d’échelle faites par le prestataire.

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Quelle méthode de gestion choisir ?

Pour prendre la bonne décision du mode de gestion de paie, il faut au préalable procéder à un état des lieux de votre processus global de gestion de la paie afin d’en mesurer sa pertinence.

A savoir :
Le choix d’externaliser la gestion paie n’est pas binaire, il est tout à fait possible d’externaliser partiellement.

Il est également nécessaire que vous mesuriez les sources d’optimisation des processus, ainsi que les impacts et les coûts de ces processus. Choisir entre internaliser ou externaliser votre gestion paie va principalement dépendre des critères suivants :

• Le volume des bulletins de paie mensuels à calculer : selon le volume, l’investissement dans un logiciel de paie devient rentable, ou choisir un prestataire spécialisé en paie reste préférable ;
• La complexité des calculs de paie et des spécificités selon le domaine d’activité, le statut des salariés et les conventions collectives ;
• Le coût de production unitaire d’un bulletin de paie et le budget consacré à la gestion paie dans son ensemble ;
• Les compétences que le cabinet détient en interne concernant la paie ;
• Les contraintes technologiques et informatiques ;
• Le niveau d’autonomie et de responsabilité souhaité concernant la gestion paie.

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