Externalisation de la paie, comment conduire le changement

Avant de prendre la décision d’externaliser la paye, il faut se poser les bonnes questions. Pour commencer un point sur la solution de gestion de la paye actuelle est nécessaire pour en identifier les avantages et les points d’amélioration. Cette analyse comprendra une évaluation des coûts financiers, des coûts sociaux ou organisationnels et des coûts de la non-qualité.

Les solutions envisagées sont analysées de la même manière. Le dirigeant garde la vision à long terme. Il sait pourquoi il envisage une externalisation et où il veut amener son entreprise ou son cabinet. Il évaluera les conséquences de ce changement sur l’organisation actuelle, comment est managée la transition et quels sont les freins. Il pourra éventuellement faire appel à un cabinet de conseil spécialisé pour plus de méthodologie.

Pourquoi externaliser la paie ?

Les motifs d’externalisation de la paie sont multiples. La rareté des gestionnaires de paie qualifiés est un handicap en cas de départ d’un gestionnaire déjà en place ou si la création d’un poste est indispensable.

La gestion paie est souvent perçue comme rébarbative par les équipes RH qui peuvent, grâce à l’outsourcing se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il est aussi tentant de faire supporter à un sous-traitant les coûts fixes de mise à jour logicielle, de formations et de veille induits par l’instabilité de l’environnement social et légal.

En externalisant la paie, les risques sont réduits. Vous avez la garantie de bulletins de salaires justes et des déclarations sociales faites à temps.

Impliquer les équipes

Quand l’externalisation est l’option choisie, il faut sélectionner le prestataire suivant différents critères tels que :

• La solidité financière de l’entreprise
• Son expérience sur le marché et l’expertise de ses salariés
• Sa rapidité de réponse
• La qualité de ses outils de communication (interface, site internet,…)
• La qualité des livrables
• L’adaptabilité
• Son coût annuel (en prenant en compte toutes les entrées et sorties de salariés ainsi que les déclarations sociales)

Une fois la décision prise il est temps de monter une équipe projet pour coordonner la mise en place. Elle a pour mission de porter le projet et de faire partager la vision du dirigeant à l’ensemble des salariés. Cette équipe comprend un porteur de projet qui est garant du calendrier des réunions et de la bonne communication entre la direction et les salariés mais aussi entre les différents services impactés. Une bonne communication est essentielle pour détecter et faire disparaître toutes les craintes liées au changement. Un consultant externe peut être utile pour recueillir ces craintes de manière neutre et apporter son expérience des processus.

Sécuriser la transition

L’équipe projet commence par mettre en place un plan. Est-ce que la bascule vers le prestataire paie se fait en une seule fois ou progressivement ? Comment sont formés et informés les utilisateurs ? Il faut aussi anticiper les freins et leur parade. Certaines personnes peuvent avoir peur pour la pérennité de leur emploi. Rassurez les, même si les bulletins de paies sont faits à l’extérieur et que les variables sont collectées par la GTA, il faut toujours un contrôle. Le meilleur moyen de procéder est d’identifier puis de convaincre le leader d’opinion du groupe ou de commencer la transition par les salariés les plus motivés par le projet.

Analyser les résultats de l’externalisation paie

Un premier bilan peut être fait après 3 mois d’externalisation paie. Est-ce que le prestataire a tenu ses engagements de délai, de qualité de la paie et des autres livrables (déclarations sociales, écritures comptables, tableaux de bord,>…). Est-ce que les équipes se sont approprié la solution et sont à l’aise dans la nouvelle organisation de leurs tâches ? Une réunion pourra permettre de collecter l’information, de favoriser le partage d’expérience et l’émergence de bonnes pratiques. Si le besoin s’en fait sentir, il est toujours possible d’organiser de nouvelles séances d’échange ou de formation.

Rue de la Paye est présent sur le marché de l’externalisation de la paie depuis 2000. La diversité de ses entreprises clientes ont forgé son expérience du changement dans l’organisation de la gestion paie.