En cas de licenciement d’un salarié, l’entretien préalable est une étape obligatoire et vitale au bon déroulement de la procédure. Cet entretien s’accompagne de démarches impératives pour l’employeur. Pour éviter tout vice de procédure, il est donc essentiel de respecter méticuleusement les différentes étapes et impératifs qu’incombe un entretien préalable de licenciement.

Convocation à l’entretien préalable

Si l’employeur décide de licencier un salarié, une des étapes obligatoires de la procédure consiste à convoquer le salarié mis en cause à un entretien préalable de licenciement.

La convocation doit se faire par lettre recommandé avec accusé de réception, ou bien remise en main propre contre échange daté et signé d’un récépissé.

Le délai maximal de l’envoi de la convocation varie selon la nature du licenciement :

• En cas de licenciement pour motif disciplinaire, le courrier doit être adressé dans un délai maximal de 2 mois courant, à partir de la date où les faits constituant le motif de licenciement ont été rapportés à l’employeur ;
• Si le licenciement est envisagé pour un motif non-disciplinaire, aucun délai particulier n’est mentionné dans le Code du Travail.

Attention !
Si la convocation est envoyée au domicile du salarié, une erreur  d’adresse peut remettre en cause la validité du courrier et grandement entraver la procédure de licenciement. Cependant, dans le cas où le salarié mis en cause a manqué de communiquer sa dernière adresse, l’erreur ne sera pas retenue pour l’employeur.

La convocation à l’entretien préalable doit également comporter des mentions obligatoires (art. R1232-1 du Code du Travail), à savoir :

• L’objet de l’entretien ;
• La date, le lieu et l’heure de son déroulement ;
• La mention indiquant au salarié qu’il est en droit de se faire assister pendant l’entretien.

En cas d’absence d’une de ces mentions, la procédure est jugée comme irrégulière. Il est donc de rigueur qu’employeur et salarié vérifient leur bonne présence.

Objet de l’entretien

Concernant l’objet de l’entretien, l’employeur n’est pas obligé d’exposer précisément les faits reprochés au salarié dans la convocation, car dans tous les cas, ils devront être énumérés et étudiés en détails lors de l’entretien.

Date, lieu et heure de l’entretien

Pour établir la date de l’entretien, il est impératif de respecter un délai minimum de 5 jours ouvrables. Ce délai est à compter du lendemain de la première présentation de la convocation, ou bien de sa remise en main propre. En cas de fin de délai un week-end ou jour férié, la date doit être reportée au plus tôt le lundi suivant.

Le lieu où se déroule l’entretien préalable sera en général le lieu de travail ou le siège de l’entreprise concernée. Le choix du lieu revient entièrement à l’employeur. Si ce-dernier décide d’établir l’entretien dans un autre endroit, il devra en justifier les motifs légitimes et rembourser les éventuels frais de transport du salarié.

Rappel :
Même si l’entreprise n’a qu’une seule adresse et un seul établissement, le lieu de l’entretien doit être impérativement indiqué dans la lettre de convocation.

Il est possible pour le salarié de demander à décaler la date de l’entretien après réception de la convocation. Pour cela, il devra adresser une lettre de demande de report d’entretien préalable de licenciement. L’employeur n’est pas dans l’obligation d’accepter le report si la procédure a été respectée de son côté.

Droit d’assistance du salarié

Dans la convocation du salarié à son entretien préalable, il doit être mentionné que ce-dernier a la possibilité d’être assisté lors de l’entretien. Il peut alors faire appel à un représentant du personnel de l’entreprise (membre du CSE par exemple). A défaut, il peut reporter son choix sur un de ses collègues, ou bien un conseiller extérieur.

Du fait de la possibilité pour le salarié d’avoir recours à un conseiller extérieur, le courrier de convocation doit présenter l’adresse à laquelle il est possible de consulter la liste des conseillers externes.

Comment se déroule l’entretien ?

En se présentant à l’entretien, le salarié doit être informé par l’employeur des motifs pour lesquels le licenciement est envisagé. C’est alors au salarié de fournir des explications concernant les motifs rapportés.

Lors de l’entretien, aucune éventuelle transaction n’a à être négociée. Si elle doit avoir lieu, elle n’interviendra qu’après la notification de licenciement du salarié.

En cas de salarié ayant des difficultés avec la langue française, l’entretien devra être réalisé dans une langue parlée par les deux parties (anglais, arabe etc.). A défaut, le recours à un traducteur sera nécessaire.

Lors de l’entretien, il est possible que le salarié demande à l’employeur si celui-ci a décidé ou non de procéder au licenciement. L’employeur n’a pas à lui communiquer cette information. En effet, un entretien préalable sert à échanger autour de la situation qui a déclenché cette procédure. L’employeur ne peut pas annoncer au cours de l’entretien s’il a déjà pris la décision de licencier le salarié ou non.

Un délai de réflexion doit être respecté par l’employeur à la suite de l’entretien avant d’annoncer sa décision. La loi impose un délai minimum de deux jours ouvrables après le jour de l’entretien. S’il ce délai n’est pas respecté, la procédure de licenciement devient irrégulière. Cette irrégularité n’affecte pas la validité du licenciement, mais peut ouvrir droit à une indemnisation du salarié.

Pour prévenir tout litige à la suite de l’entretien, l’employeur peut décider de rédiger un compte-rendu d’entretien. Le salarié peut, au choix, signer ou non ce compte-rendu.

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Assistance à l’employeur

L’employeur, ou à défaut son représentant, peut également être accompagné durant l’entretien préalable de licenciement. La personne accompagnant l’employeur doit impérativement appartenir au personnel de l’entreprise.

En cas d’assistance extérieure (huissier, expert-comptable ou autre), la procédure est jugée comme irrégulière. Elle le sera également en cas d’assistance par :

• Un enfant ou parent de l’employeur ;
• Un actionnaire de l’entreprise ;
• Un ancien salarié de l’entreprise.

En cas d’absence du salarié ?

Le salarié n’est pas tenu de devoir se présenter à son entretien préalable de licenciement. En cas d’absence de ce-dernier, l’employeur continue la procédure de licenciement applicable.

Toutefois, en cas de licenciement pour motif disciplinaire, l’absence du salarié ne dispense pas l’employeur de vérifier de manière factuelle les différents motifs ayant conduit le salarié à un risque de licenciement.

A savoir :
Un salarié en arrêt maladie peut être convoqué à un entretien préalable de licenciement. L’employeur doit respecter certaines conditions cependant :

• Les horaires de l’entretien doivent correspondre aux horaires de travail habituels du salarié ;
• Les horaires doivent se conformer aux horaires de sorties autorisés lorsque l’employeur a été informé de l’arrêt maladie du salarié.