Conseils RH

Emploi des stagiaires : quelles sont vos obligations ?

3 janvier 2022 par Aurélie Moinas - Lecture 4 min.
Stagiaires

Depuis plusieurs années, l’emploi de stagiaires dans les entreprises est de plus en plus fréquent. Devenu incontournable pour l’étudiant souhaitant finaliser sa formation universitaire, le stage permet aux entreprises de renforcer leurs équipes tout en transmettant leur savoir-faire.

Les obligations de l’employeur vis-à-vis du stagiaire sont toutefois nombreuses, en particulier s’il s’agit d’un stage de plus de deux mois.

Emploi des stagiaires : conditions de recours

Le recours aux stages a pour but de faire connaître vos métiers et vos valeurs auprès des écoles et donc d’attirer et de recruter de nouveaux talents.

Le stagiaire n’est pas un salarié de l’entreprise qui l’accueille. Il est de ce fait interdit d’employer un stagiaire pour substituer un emploi régulier (comme un CDI) ou temporaire (CDD, intérim, contrats saisonniers, etc…).

Au cours de la même année universitaire, un stagiaire ne peut pas être dans la même structure pendant plus de 6 mois. Il est tout à fait possible en revanche d’embauche successivement plusieurs stagiaires au titre de conventions de stage différentes. Si l’employeur décide de procéder de la sorte, il doit respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent.

La durée du stage est calculée selon le temps de présence effective du stagiaire dans l’entreprise, selon les critères suivants :

  • 7 heures consécutives ou non de présence valent 1 jour de travail ;
  • 22 jours de travail, soit 154 heures valent 1 mois de travail ;

Ainsi, un stage de 6 mois équivaut à 924 heures de travail (154 heures x 6). Un stage n’est également possible que s’il appartient à un cursus de formation dont le volume pédagogique d’enseignement est de 200 heures d’enseignement par an minimum.

Le stagiaire n’étant pas un salarié, l’entreprise d’accueil n’a pas à lui fournir de Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Elle devra tout de même inscrire le stagiaire sur son registre unique du personnel. Le CSE de l’entreprise doit également être consulté pour définir les conditions d’accueil des stagiaires.

Quota de stagiaires par établissement d’accueil

Le Code de l’Éducation encadre strictement le nombre maximal de stagiaires que l’entreprise peut accueillir. Ainsi, le nombre de stagiaire dans le même établissement d’accueil au cours d’une même semaine civile se base sur l’effectif de l’organisme d’accueil, et ne peut excéder :

  • 15% de l’effectif, arrondi à l’entier supérieur, pour les organismes d’accueil dont l’effectif est supérieur ou égal à 20 ;
  • Trois stagiaires pour les organismes d’accueil dont l’effectif est strictement inférieur à 20.

L’inspection du travail peut être amenée à vérifier le respect des règles concernant le nombre de stagiaire. En cas de méconnaissance la structure accueillant les stagiaires encourt une amende administrative pouvant atteindre les 2 000 € par stagiaire concerné. En cas de réitération au cours de la même année, le montant de l’amende pourra atteindre jusqu’à 4 000 € .

Les droits du stagiaire dans l’entreprise

Même si le stagiaire ne possède pas le statut de salarié, il possède tout de même des droits ainsi qu’une forme de protection.

Premièrement, le stagiaire bénéficie des mêmes règles que celles prévues dans le Code du Travail en matière de harcèlement et de discrimination.

Le stagiaire peut également bénéficier des droits suivants :

  • Si le stage dure plus de 2 mois, la convention de stage devra impérativement prévoir la possibilité de congés et d’autorisation d’absence au bénéfice du stagiaire ;
  • Accès au restaurant d’entreprise et bénéfice de titres restaurants ;
  • Remboursement de la moitié de ses frais de transports en commun ;
  • Bénéfice des mêmes règles de temps de travail maximal et de temps de repos que celles prévues par le Code du Travail ;
  • Possibilité de participation aux activités sociales et culturelles prévues par le CSE de l’entreprise d’accueil.

Gratification stage 2022

Tous les stages d’une durée supérieure à deux mois doivent être rétribués par une gratification versée chaque mois. Le montant de cette gratification peut être déterminé :

  • Par les stipulations conventionnelles applicables à l’organisme d’accueil ;
  • Ou par décret à un niveau minimal de 15% du plafond horaires de la Sécurité Sociale.

Pour 2022, le plafond reste fixé à 26 € par heure, soit un montant minimum de 3,90 € par heure de présence effective. En dessous de ce montant, la gratification est exonérée de cotisation sociale.

Pour tout comprendre de la gratification due aux stagiaire, consultez dès maintenant notre article dédié à la fiche de paie à remettre à votre stagiaire.

Stage et jours de congés

Le stagiaire n’étant pas considéré comme salarié dans l’entreprise, il est légitime de se demander s’il a droit à des jours de congés.

Si le stage dure 2 mois ou moins, les congés et autorisations d’absence sont facultatives. Rien n’oblige l’employeur à en prévoir pour le stagiaire, ni accepter ses demandes.

Si le stage dure plus de 2 mois, des congés et autorisations d’absence sont à prévoir dans la convention de stage. C’est également dans cette convention que l’employeur doit déterminer la rémunération des congés durant le stage, même si cette dernière reste facultative.

En cas de grossesse, paternité ou adoption, le stagiaire bénéficie tout de même des mêmes congés et autorisations d’absence que ceux prévus pour les salariés. Toutefois, aucun texte de loi n’aborde la question de la rémunération pendant ces absences autorisées. Il s’agira donc d’un élément supplémentaire à prévoir dans la convention de stage ou l’employeur devra se reporter à la convention collective de son entreprise pour déterminer s’il doit ou non maintenir la gratification stagiaire.

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