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Conseils RH

Emploi stagiaire : rappel des obligations légales

5 juin 2015 par Cyril Legrix - Lecture 3 min.

C’est en été, à la rentrée scolaire et en début d’année que sont conclus la majorité des conventions de stage. Le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche publie un guide sur les stages étudiants pour les stagiaires, les établissements d’enseignement et les employeurs. Voici l’essentiel à en retenir.

DURÉE DU STAGE

Obligations stagiaire

Il faut calculer la durée du stage en prenant en compte la présence effective du stagiaire dans votre entreprise. Toute période de 7 heures, consécutives ou non, correspond à un jour de stage. Chaque période de 22 jours de présence effective, consécutive ou non,compte pour un mois de stage.

Cette méthode est applicable pour la durée de 2 mois impliquant l’obligation de verser une gratification au stagiaire ainsi que pour le calcul de la durée totale maximale de 6 mois de stage (sauf dérogations applicables jusqu’au 10 juillet 2016 pour certains cas particuliers).

Ces durées correspondent à :

  • Durée de 2 mois, jusqu’à laquelle la gratification n’est pas obligatoire : 22 × 2 × 7 h = 308 h.
  • Durée maximale de 6 mois correspond à 22 × 6 × 7 h = 924 h

ABSENCES ET CONGÉS DU STAGIAIRE

Il est nécessaire, pour calculer la durée du stage de prendre en compte les jours de congés et autorisations d’absence légaux (notamment en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption) ainsi que ceux inscrits dans la convention de stage. Bien qu’étant considérés comme du temps de travail, ils n’offrent pas obligatoirement droit à gratification. Celle ci est versée, pour les jours d’absence au bon vouloir de l’employeur. Il est d’usage, et de nombreuses fois reconnu par la jurisprudence, de considérer les absences du stagiaire de la même manière que celles de vos salariés. En revanche, il n’y a pas lieu de tenir compte des jours fériés dès lors que le stagiaire n’est pas présent (par exception, le lundi de Pentecôte n’est pas assimilé à un jour férié).

MONTANT DE LA GRATIFICATION STAGIAIRE

La gratification est donc obligatoire pour les stages supérieurs à 2 mois, soit 44 jours ou 308 heures.

Son montant minimal horaire est de 13,75 % du plafond horaire de la Sécurité sociale pour les stages conclus avant le 1er septembre 2015. A partir de cette date, la gratification minimale est portée à 15 % du plafond. Vérifiez que votre convention collective ou vos accords de branches ne prévoient pas de montants plus élevés.

C’est la date de signature de la convention de stage qui détermine la gratification ainsi, les taux horaires minimaux sont de :

  • 3,30 € pour les conventions conclues du 1er janvier au 31 août 2015
  • 3,60 € pour celles signées du 1er septembre au 31 décembre 2015

Quand elle est due, l’employeur est redevable de la gratification pour chaque heure de présence. Elle doit être versée chaque mois sur la base des heures réellement effectuées ou en lissant le montant pour un versement identique chaque mois.

Par exemple, un stage à temps plein (base 7 h par jour) du 1er janvier au 31 mars 2015 représente un total de 441 heures effectuées : janvier (21 jours × 7 h = 147 h), février (20 jours × 7 h = 140 h), mars (22 jours × 7 h = 154 h).

La gratification totale due est donc de 441 × 3,30 € = 1455,30 €.

Soit l’employeur verse au stagiaire les gratification sur le temps réellement travaillé soit :

  • Janvier : 147 x 3,30 = 485,10 €
  • Février : 140 x3,30 = 462 €
  • Mars : 154 x 3,30 = 508,2 €

Soit il choisit de lisser les rémunérations : 1455,30 / 3 mois = 485,10 € par mois.

STAGE A L’ETRANGER

Le principe de territorialité de la législation française induit qu’une entreprise étrangère n’est pas soumise à la loi Française. C’est donc la loi locale qui régit la relation contractuelle entre le stagiaire et son employeur.

Si le stage est effectué à l’étranger pour une société de droit français, les règles mentionnées dans cet article sont applicables.

Pour toute demande sur nos services d’externalisation de la paie, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire de paie Rue de la Paye au 01 44 06 07 97.

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