Quelle que soit sa nature ou sa durée de contrat, une embauche de salarié donne impérativement lieu à différentes formalités obligatoires. Comment recruter vos salariés de la meilleure des manières ? Quelles procédures à respecter ? Réponse dans notre article !
A l’embauche de tout salarié, l’employeur se doit de réaliser plusieurs formalités administratives. Que l’entreprise soit éligible à des aides à l’embauche ou non, ces formalités sont obligatoires.
A effectuer auprès de l’URSSAF, la Déclaration Préalable à l’Embauche, ou DPAE permet de remplir les formalités nécessaires auprès des différents organismes rattachés de près ou de loin à l’entreprise. Elle doit être réalisée dans les 8 jours avant le premier jour effectif du salarié dans l’entreprise. De ce fait, il est couvert en cas d’accident du travail.
L’employeur se doit d’informer l’inspection du travail par lettre recommandée avec accusé de réception de l’embauche d’un premier salarié.
L’entreprise doit également informer les organismes de retraite complémentaire à l’embauche.
Si le salarié est embauché pour son premier emploi, il doit de son côté contacter la caisse d’assurance maladie pour s’assurer d’avoir un identifiant de Sécurité Sociale.
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A partir de l’embauche d’un premier salarié, l’entreprise doit obligatoirement créer un registre unique du personnel. Il peut s’agir d’un document papier ou numérique, et doit être conservé pendant 5 ans. Il comprendra les informations suivantes pour tous les salariés :
A savoir :
Les entreprises de 50 salariés et plus doivent aussi informer l’administration des recrutements effectués par le moyen du relevé mensuel des mouvements du personnel. Ainsi, un relevé des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois précédent doit être transmis via la DSN.
Dès l’embauche d’un nouveau salarié, l’employeur a l’obligation de l’affilier aux institutions des retraites complémentaires : l’Arrco pour tous les salariés et l’Agric pour les cadres. Aucune démarche particulière n’est à effectuer, l’affiliation se fait directement par la bonne transmission de la DSN aux organismes sociaux.
De plus, l’employeur doit proposer à tout nouveau salarié, en complément des garanties de base d’assurance maladie, une couverture complémentaire de santé appelée aussi mutuelle d’entreprise.
Le salarié devra effectuer, dans les 3 mois suivants son arrivée, la Visite d’Information et de Prévention, ou VIP. Cette visite remplace la visite médicale d’embauche et doit être organisée par l’entreprise. Elle sera ensuite suivie tous les 5 ans par une visite médicale, sauf cas particuliers où les risques au travail sont accentués (travail de nuit, travail sur machines à risques, etc…).
Attention !
Des procédures particulières supplémentaires doivent être accomplies pour certaines catégories de salariés : les travailleurs étrangers non européens , les salariés mineurs, les salariés en mission d’intérim ou les alternants.
Selon la forme de contrat, l’entreprise peut bénéficier d’aides ou de financements pour accueillir plus sereinement les nouveaux salariés.
Il concerne les demandeurs d’emploi qui présentent des difficultés à trouver un travail. Un employeur ayant recours à ce genre de contrat bénéficie d’une subvention dont le montant varie selon l’implantation de l’entreprise.
Destiné aux jeunes de 16 à 25 ans n’ayant pas de qualification particulière. Il permet aux entreprises (hors secteur marchand) de bénéficier de subventions en cas de recours à cette forme de contrat.
Également destiné aux jeunes de 16 à 25 ans, mais aussi aux demandeurs d’emploi de plus de 26 ans ou bénéficiaires d’allocations, le contrat de professionnalisation permet, via une alternance, d’acquérir un savoir théorique mais aussi pratique. Il peut être déduit avec des avantages en nature par l’employeur.
Pôle emploi peut également aider à la formation du futur salarié en permettant un financement de formation avant une prise de poste :
En parallèle des financements, le Titre Emploi Service Entreprise, ou TESE, est un support technique à l’embauche. Il est mis en place par l’URSSAF et permet de faciliter considérablement les formalités administratives liées à l’embauche. En cas de recours au TESE, l’employeur n’a pas à faire sa DPAE.
Il peut arriver qu’un salarié, pour remplir des missions confiées par son employeur, se trouve dans une situation de travail à l’étranger. Une fois amené à travailler dans un autre pays, il est légitime de se demander comment le statut du salarié va être impacté. Il existe deux possibilités : Le statut de salarié détaché […]
Parmi les termes les plus courants dans une entreprise, on peut parler de la Qualité de Vie au Travail, ou QVT. Elle est souvent abordée lors des discussions autour des conditions de travail et du bien-être des salariés. Il peut être nécessaire de donner une définition à la QVT : Est-ce la même chose que […]
Lorsqu’un conflit prend forme entre l’employeur et son salarié, il est possible, pour éviter le recours au Conseil des Prud’hommes, de procéder à une transaction. A la manière de la rupture conventionnelle qui rompt le contrat de travail, il s’agît d’un accord amiable qui a pour but de mettre fin à un conflit existant entre […]
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