Quelle que soit sa nature ou sa durée de contrat, une embauche de salarié donne impérativement lieu à différentes formalités obligatoires. Comment recruter vos salariés de la meilleure des manières ? Quelles procédures à respecter ? Réponse dans notre article !

Les étapes administratives à l’embauche d’un salarié

A l’embauche de tout salarié, l’employeur se doit de réaliser plusieurs formalités administratives. Que l’entreprise soit éligible à des aides à l’embauche ou non, ces formalités sont obligatoires.

• La Déclaration Préalable à l’Embauche

A effectuer auprès de l’URSSAF, la Déclaration Préalable à l’Embauche, ou DPAE permet de remplir les formalités nécessaires auprès des différents organismes rattachés de près ou de loin à l’entreprise. Elle doit être réalisée dans les 8 jours avant le premier jour effectif du salarié dans l’entreprise. De ce fait, il est couvert en cas d’accident du travail.

L’employeur se doit d’informer l’inspection du travail par lettre recommandée avec accusé de réception de l’embauche d’un premier salarié.

L’entreprise doit également informer les organismes de retraite complémentaire à l’embauche.

Si le salarié est embauché pour son premier emploi, il doit de son côté contacter la caisse d’assurance maladie pour s’assurer d’avoir un identifiant de Sécurité Sociale.

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• Le registre unique du personnel

A partir de l’embauche d’un premier salarié, l’entreprise doit obligatoirement créer un registre unique du personnel. Il peut s’agir d’un document papier ou numérique, et doit être conservé pendant 5 ans. Il comprendra les informations suivantes pour tous les salariés :

• • Informations nominatives (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité) ;
  • Type de contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage, etc…) ;
  • Carrière du salarié dans l’entreprise (dates d’entrée et de sortie, emploi et qualification).

A savoir :
Les entreprises de 50 salariés et plus doivent aussi informer l’administration des recrutements effectués par le moyen du relevé mensuel des mouvements du personnel. Ainsi, un relevé des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois précédent doit être transmis via la DSN.

• L’affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire

Dès l’embauche d’un nouveau salarié, l’employeur a l’obligation de l’affilier aux institutions des retraites complémentaires : l’Arrco pour tous les salariés et l’Agric pour les cadres. Aucune démarche particulière n’est à effectuer, l’affiliation se fait directement par la bonne transmission de la DSN aux organismes sociaux.

De plus, l’employeur doit proposer à tout nouveau salarié, en complément des garanties de base d’assurance maladie, une couverture complémentaire de santé appelée aussi mutuelle d’entreprise.

• La Visite d’Information et de Prévention

Le salarié devra effectuer, dans les 3 mois suivants son arrivée, la Visite d’Information et de Prévention, ou VIP. Cette visite remplace la visite médicale d’embauche et doit être organisée par l’entreprise. Elle sera ensuite suivie tous les 5 ans par une visite médicale, sauf cas particuliers où les risques au travail sont accentués (travail de nuit, travail sur machines à risques, etc…).

Attention !
Des procédures particulières supplémentaires doivent être accomplies pour certaines catégories de salariés : les travailleurs étrangers non européens , les salariés mineurs, les salariés en mission d’intérim ou les alternants.

Embaucher un salarié : les aides aux employeurs

Selon la forme de contrat, l’entreprise peut bénéficier d’aides ou de financements pour accueillir plus sereinement les nouveaux salariés.

• Le contrat unique d’insertion

Il concerne les demandeurs d’emploi qui présentent des difficultés à trouver un travail. Un employeur ayant recours à ce genre de contrat bénéficie d’une subvention dont le montant varie selon l’implantation de l’entreprise.

• Le contrat d’emploi d’avenir

Destiné aux jeunes de 16 à 25 ans n’ayant pas de qualification particulière. Il permet aux entreprises (hors secteur marchand) de bénéficier de subventions en cas de recours à cette forme de contrat.

• Le contrat de professionnalisation

Également destiné aux jeunes de 16 à 25 ans, mais aussi aux demandeurs d’emploi de plus de 26 ans ou bénéficiaires d’allocations, le contrat de professionnalisation permet, via une alternance, d’acquérir un savoir théorique mais aussi pratique. Il peut être déduit avec des avantages en nature par l’employeur.

Les aides de financement de formation

Pôle emploi peut également aider à la formation du futur salarié en permettant un financement de formation avant une prise de poste :

• • En cas de CDD : l’Action de Formation Préalable au Recrutement ;
  • En cas de CDI : la Préparation Opérationnelle à l’Emploi.

En parallèle des financements, le Titre Emploi Service Entreprise, ou TESE, est un support technique à l’embauche. Il est mis en place par l’URSSAF et permet de faciliter considérablement les formalités administratives liées à l’embauche. En cas de recours au TESE, l’employeur n’a pas à faire sa DPAE.

Embauche d’un membre de sa famille

Dans une entreprise de droit privé, il est tout à fait possible pour un manager ou un employer d’embaucher un conjoint, un parent ou un enfant. Le respect de non-discrimination à l’embauche doivent continuer de prévaloir dans cette situation.

Rappel :
La discrimination à l’embauche constitue un délit pénal puni de trois de prison et de 45 000€ d’amende.

La jurisprudence applique le principe « travail égal, salaire égal ». L’employeur doit être en mesure de justifié toute inégalité salariale suspecte. Si un salarié membre de sa famille reçoit une prime ou un autre bonus, celle-ci doit être justifiée ou appliquée à tous les autres salariés de l’entreprise dans une situation identique.