Passage à la DSN : informer les salariés

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) va remplacer progressivement toutes les déclarations sociales. Les prochaines échéances de bascule obligatoire ont été fixées pour juillet 2016 et janvier 2017. Le nouveau système déclaratif reprend des informations personnelles relatives aux salariés. Les employeurs sont donc obligés de les informer du passage à la DSN. Quels informations à transmettre et comment organiser cette démarche?

DSN : MODALITÉS D’INFORMATION DES SALARIÉS

La DSN repensent des envois mensuels et dématérialisés des données individuelles des salariés, automatisées par le logiciel de paie, à l’issue de la paie. La transmission des informations salariées est ainsi fluidisée et sécurisée, qu’il s’agisse du contrat de travail, du bulletin de paie ou encore du bordereau de cotisations.

Lors du passage à la DSN, les employeurs doivent en informer leurs salariés. Ils doivent être informés aussi sur les données accessibles dans le cadre du dispositif DSN, ainsi que sur leur droit d’accès aux données déclarées et de rectification de celles-ci (Décret n° 2013-266 du 28 mars 2013).

Ce décret n’apporte pas des précisions sur les modalités d’information des salariés. En revanche, par un délibération datant du 15 novembre 2012, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) souligne la nécessité que « les salariés soient clairement informés, de manière systématique et individuelle, notamment via l’envoi d’une information écrite individuelle, par courriel ou par courrier joint à leur fiche de paie ».

Idéalement, il conviendrait de remettre en main propre une note d’information à chaque salarié, en l’annexant par exemple à sa fiche de paie le mois suivant de l’entrée en DSN de l’entreprise. Pour les nouveaux salariés, une note d’information annexée au contrat de travail peut les informer sur les modalités déclaratives de l’entreprise et les moyens pour eux d’accéder aux données qui les concernent. A cet effet, les employeurs peuvent utiliser le projet de lettre d’information disponible sur le site dsn-info.fr.

RECTIFICATION DES DONNÉES SALARIÉS EN DSN

Conformément à la loi « Informatique et Libertés », chaque salarié peut exercer son droit d’accès à ses données personnelles et de demander une rectification de celles-ci. En pratique, ils doivent connaître les organismes auxquels s’adresser en fonction de la catégorie de données à modifier ainsi que les modalités à suivre. Le tableau ci-dessous présente la liste des organismes auquel il pourra s’adresser en fonction de la catégorie de données concernées :

Pour les rectifications portants sur la rémunération, un arrêt de travail ou sur le motif de rupture du contrat de travail, l’organisme concerné prend contact avec l’employeur. Si nécessaire, ce dernier effectuera la modification, afin qu’elle soit enregistrée correctement dans les données DSN.

ADRESSES UTILES :

• CNAVTS, à l’attention du service relation CNIL : 110 avenue de Flandre, 75951 PARIS CEDEX 19
• CCMSA : Les Mercuriales, 40 rue Jean Jaurès, 93547 BAGNOLET CEDEX
• Pôle Emploi (Direction générale) : 1 avenue du docteur Gley, 75020 PARIS

Afin de faciliter l’examen de la demande, il est conseillé au salarié de mentionner son numéro de sécurité sociale dans le courrier et de joindre une photocopie d’un titre d’identité comportant sa signature.