La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) remplace la déclaration unique d’embauche (DUE) depuis le 1^er août 2011. Elle est obligatoire et doit être faite par l’employeur à l’Urssaf dans les 8 jours qui précèdent l’embauche de salarié. Elle a l’avantage de regrouper 6 formalités liées à l’embauche.

LA DPAE : UNE FORMALITÉ OBLIGATOIRE ?

La Déclaration Préalables à l’Embauche est un document utilisé pour tout recrutement définitif d’un salarié sous le régime général de la sécurité sociale ou du régime social agricole. Sans ces démarches administratives en amont, l’embauche ne peut être réalisée, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail signé.

La DPAE doit contenir plusieurs éléments à savoir :

• La déclaration nominative ;
• Une demande d’immatriculation à la sécurité sociale ;
• Le document d’affiliation à l’assurance chômage ;
• La liste des salariés embauchés pour la pré-déclaration annuelle des données sociales (DADS) ;
• La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• La déclaration pour la Médecine du travail.

La DPAE n’est pas cependant pas toujours obligatoire. C’est notamment le cas pour l’embauche d’un stagiaire, n’étant pas considéré comme salarié. Il en est de même pour les adhérents :

• Au titre emploi service entreprise (Tese) ;
• Au titre des firmes étrangères (TFE) ;
• Au titre des chèques emploi associatifs (CAE)

A savoir :
Pour les entreprises de portage salarial, la loi ne prévoit pas de DPAE. Le salarié est simplement lié à l’employeur par une convention de portage salariale et bénéficie des cotisations sociales comme un salarié d’une entreprise classique.

LES OBJECTIFS DE LA DPAE

La DPAE permet l’ouverture automatique des droits au salarié en matière de protection sociale. Elle lui permet également d’être couvert en cas d’accident du travail et de lui ouvrir tous les droits sociaux et d’exonération quand ceux-ci s’avèrent nécessaires.

Grâce à la déclaration préalable à l’embauche et aux éléments qu’elle contient, l’employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :

• Immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
• Immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
• Demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• Demande d’examen médical d’embauche ;
• Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;

La DPAE permet aussi à l’employeur lui permet de se mettre en conformité avec la loi et d’éviter des sanctions pécuniaires en cas d’accusation de travail dissimulé.

COMMENT RÉALISER UNE DPAE ?

Il revient à un représentant de l’entreprise de se charger de la réalisation de la DPAE. En aucun cas cette tâche ne saurait être accomplie par le salarié embauché.  Parmi les éléments obligatoires à renseigner sur une DPAE se trouvent :

• La dénomination sociale de la société ou les nom et prénom de l’employeur;
• Le code Naf (APE) ;
• Le n° Siret et l’adresse de l’établissement ;
• Le nom, prénom, le n° de Sécurité sociale du salarié ;
• Les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…) ;
• La date et l’heure d’embauche ;
• Le service de santé au travail auquel la société est adhérente.

L’employeur se doit de remettre une copie de la déclaration ou de l’accusé de réception de la déclaration lors de l’embauche à son salarié. Dans le cas d’une copie de l’accusé de réception, les données inscrites dans la DPAE doivent être précisées au salarié. Le dossier sera considéré comme complet lorsque le salarié nouvellement embauché sera en possession de son contrat de travail signé et accompagné du nom de l’organisme qui gère sa DPAE.

MODALITÉS DE TRANSMISSION DE LA DPAE

La DPAE doit être obligatoirement effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié y compris la période d’essai et transmise à l’Urssaf dont relève l’établissement concerné par l’embauche.

Il existe plusieurs moyens d’effectuer la DPAE auprès de l’URSSAF :

• En ligne, sur le portail Net-entreprises.fr, par saisie en ligne d’un formulaire ou par dépôt de fichier issu d’un logiciel de paie ;
• Par courrier : en téléchargeant le formulaire Cerfa n° 14738*01 et en le transmettant par courrier à l’URSSAF dont dépend l’entreprise.

Le formulaire à remplir pour réaliser la déclaration préalable à l’embauche se présente sous cette forme :

Depuis le 1er juillet 2022, les déclarations préalables à l’embauche ne peuvent plus être adressées par mail. Il en est de même pour la transmission par flux CFT depuis la fin d’année 2022. Pour pallier à ces suppressions, des solutions déjà existantes comme l’Api DPAE ou l’upload en ligne sont proposées aux employeur.

Par ailleurs, il est important de savoir que les grandes entreprises qui ont transmis plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente ont l’obligation de dématérialiser leurs DPAE. En cas de non-respect de cette obligation, elles sont exposées à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

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SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT

En cas d’absence de DPAE, l’employeur ou le maître d’ouvrage en charge de cette déclaration s’exposent à plusieurs sanctions. La nature de celles-ci va varier selon le statut de la personne responsable du manquement.

Dans le cas d’un employeur, si celui-ci n’a pas effectué de DPAE, il s’expose à :

• Des sanctions civiles telles que la régularisation par l’URSSAF des cotisations de sécurité sociale éludée du fait de l’absence de déclaration ;
• Des sanctions administratives d’une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti ;
• Des sanctions pénales, l’absence de DPAE constituant un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

Attention !
En cas de travail dissimulé, l’employeur s’expose à des condamnations allant jusqu’à 45 000€ d’amende et 3 ans de prison pour une personne physique, et de 225 000€ d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour les personnes morales. 

Dans le cas d’un donneur d’ordre ou maître d’ouvrage, celui-ci a pour devoir de vérifier que son cocontractant a rempli ses obligations déclaratives, notamment la DPAE. Si cette obligation de vigilance n’est pas remplie, le donneur d’ordre ou maître d’ouvrage peut faire l’objet d’une procédure de solidarité financières à l’égard du cocontractant visé par un procès-verbal de travail dissimulé. Dans ce cas de figure, une condamnation solidaire peut être appliquée pour :

• Le paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires ou au remboursement des sommes correspondant au montant des aides publiques perçues le cas échéant ;
• Des pénalités et majorations dues par le cocontractant aux organismes de protection sociale ;
• Le paiement des rémunérations, indemnités et charges dues par le cocontractant pour l’emploi de salarié n’ayant pas fait l’objet d’une DPAE.

A savoir :
L’obligation de vigilance porte sur tous les contrats d’un montant au moins égal à 5 000€ et conclus en vue de l’exécution d’un travail, d’une prestation de service ou d’un acte de commerce. Cette vérification incombe à la conclusion du contrat, puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution.