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Paie pratique

DPAE : déclaration préalable à l’embauche

13 mars 2019 par Daniela Simpetru - Lecture 3 min.

En France, tout employeur qui a l’intention d’embaucher doit suivre une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque salarié. Initialement appelée la Déclaration unique d’embauche (DUE), la DPAE (Déclaration Préalable à l’embauche) est une mesure de simplification des obligations déclaratives de l’employeur. Celle-ci doit être effectuée dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié.

dpae

A QUOI SERT LA DPAE ?

Par le biais de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’Urssaf,  la loi du 31 décembre 1991 a créé l’obligation pour les employeurs de déclarer pour l’ensemble de ses recrutements l’embauche de tout salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat. La déclaration a comme fin de lutter contre le travail clandestin.

Suite à l’établissement de la DPAE, les 6 formalités liées à l’embauche sont effectuées auprès d’un seul organisme (l’URSSAF). Celles-ci sont constitués de :
• l’immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié (l’ouverture du compte employeur auprès de l’Urssaf est ouvert lors de la première DPAE) ;
• l’affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
• la demande d’examen médical d’embauche ;
• l’immatriculation du salarié à la CPAM ;
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• la contribution au pré-établissement de la liste des salariés embauchés qui servira à la déclaration sociale nominative(DSN) .

DPAE : AVANTAGES POUR L’EMPLOYEUR

Suite à la transmission de la DPAE, l’employeur est couvert en cas d’accident du travail de son salarié, il bénéficie des différents droits aux exonération et le plus important, en cas de contrôle administratif il évite toute les sanctions liées, notamment, au travail dissimulé.

CAS PARTICULIERS :

Il y a quelques catégories spécifiques pour lesquelles la DPAE ne doit pas être effectuée. Parmi celles-ci nous pouvons distinguer :

  • les stagiaires (qui n’ont pas la qualité des salariés) ;
  • les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) ;
  • les particuliers.

COMMENT RÉALISER UNE DPAE ?

Parmi les éléments obligatoires à renseigner sur une DPAE se trouvent :
• la dénomination sociale de la société ou les nom et prénom de l’employeur ;
• le code Naf (APE) ;
• le n° Siret et l’adresse de l’établissement ;
• le nom, prénom, le n° de Sécurité sociale du salarié ;
• les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…) ;
• la date et l’heure d’embauche ;
• le service de santé au travail auquel la société est adhérente.

TRANSMISSION DE LA DPAE

La DPAE doit être obligatoirement effectuée par tous les employeurs ou leur mandataire dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié y compris la période d’essai et transmise à l’Urssaf dont relève l’établissement concerné par l’embauche.

Il existe plusieurs moyens d’effectuer la déclaration DPAE :
• sur le portail Net-entreprises.fr ;
• par saisie en ligne d’un formulaire ;
• par dépôt de fichier issu d’un logiciel de paie ;

Attention : Les grandes entreprises, qui ont transmis plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, ont l’obligation de dématérialiser leurs DPAE. En cas de non-respect de cette obligation, elles sont exposées à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

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