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Conseils RH, Paie pratique

Cas pratique d’assistance avant contrôle Urssaf

31 mars 2014 par Florence Verdier - Lecture 4 min.

Récemment, Rue de la Paye a remporté un appel d’offre pour analyser la paye et les cotisations sociales d’une société assurant la gestion de plusieurs établissements pour personnes âgées avec plus de 200 salariés. Izabela Gonzalez a mené à bien cette mission.

Contrôle Urssaf : cas pratique

FV : Izabela, en plus de tes fonctions de DG de Rue de la Paye, tu mènes régulièrement des audits de paye pour prévenir les contrôles Urssaf. Peux-tu nous décrire dans quel contexte tu es intervenue ?

IG : Cette entreprise a été contrôlée par les services de l’Urssaf une première fois. La lettre d’observation mentionnait un certain nombre de points à rectifier et le redressement était conséquent. Redoutant une contre visite imminente, la société a décidé de lancer un appel d’offre en septembre pour être sûre que les mesures prises étaient suffisantes ou prévoir les rectifications nécessaires. Cette société doit également fusionner avec d’autres entités de son groupe et doit garantir la stricte conformité de sa gestion de la paye et des charges sociales.

FV : Quelle méthodologie as-tu suivie pour réaliser ton audit ?

IG : J’ai démarré avec l’analyse de la masse salariale. Cet audit est mené à partir de l’état récapitulatif des salariés « cadre » et  « non-cadre », des bulletins de paye sur l’année en cours et précédente ainsi que de l’état récapitulatif pour les caisses d’Urssaf, Retraite, Prévoyance et Taxes sur salaire sur la même période. Une analyse de cohérence et une comparaison des bases sont faites entre l’état récapitulatif, les DUCS et les DADS.

Un premier type de contrôle consiste à reprendre ligne par ligne tous les bulletins de paie pour vérifier la bonne saisie des éléments variables et les principaux calculs automatiques du logiciel utilisé.

Ce contrôle nécessaire vise la cohérence générale de la paye et porte sur la vérification des bases de cotisations entre elles.

Un certain nombre d’égalités doit se vérifier. Par exemple : Base plafonnée = Base Vieillesse = Base AGFF TA + T1 = Base Retraite Cadre TA + Base Retraite non-Cadre T1 = Base Prévoyance Cadre TA + Base Prévoyance non-Cadre T1

Cela conclu l’audit des bases de cotisations. Il faut ensuite vérifier les taux d’Urssaf, de mutuelle, de prévoyance et la conformité des accords d’entreprises, leur bonne application en plus de celle de la convention collective et du droit du travail. Et c’est là que j’ai commencé à trouver des anomalies.

FV : Concrètement, quels sont les manquements à la réglementation que tu as détectés au cours de ton audit ?

IG : J’ai remarqué plusieurs anomalies dans le traitement social de la mutuelle et de la retraite supplémentaire.

Le livre de paye de l’entreprise m’a révélé qu’elle participait au financement de la mutuelle personnelle de certains salariés. Le caractère collectif que doit avoir ce financement n’était pas respecté malgré le redressement subit lors du précédent contrôle de l’Urssaf. La contribution ne pouvait donc toujours pas bénéficier des exonérations de cotisations sociales.

L’entreprise a souscrit un contrat de retraite supplémentaire type article 83 pour ses cadres dirigeants. Le taux contractuel de cotisation étant de 8% pour les salariés dans l’effectif avant le 1er janvier 2013 et de 5% pour les nouveaux entrants à partir de cette date. L’arrivée d’un nouveau directeur adjoint le 1er mars 2013 à entrainé une différence de taux de cotisation dans le collège des cadres dirigeants. Comme pour la mutuelle, le caractère collectif et l’exonération dont il est la condition (article L.242-1 du code de la Sécurité sociale) ont disparus. De plus, l’entreprise à oublié de soumettre la part patronale de ces cotisation à la CSG/CRDS.

A l’inverse, l’examen du tableau récapitulatif Urssaf m’a permis de déterminer que les contributions patronales de retraite supplémentaires avaient été soumises à tort à la taxe prévoyance.

FV : As-tu détecté d’autres points qui auraient été soulevés lors d’un prochain contrôle Urssaf ?

IG : Certaines sommes versées en fin de contrat de travail ont été exonérées à tort.

C’était le cas pour une dame ayant fait valoir ses droits à la retraite. Lors de son départ, une indemnité de 20 802 € lui a été versée en franchise de cotisations sociales contrairement à ce que prévoient les articles L.136-1 et L.136-2 du code de la Sécurité sociale. Ce type de versement étant fortement taxé, le redressement en cas de contrôle aurait été conséquent.

Une autre salariée a bénéficié d’une transaction pour un montant de 9000 € sur lequel n’avait pas été payé la CSG/CRDS contrairement à ce que prévoit le code de la Sécurité sociale.

FV : Cela fait déjà beaucoup de points qui n’auraient pas manqué d’intéresser l’inspecteur de l’Urssaf.

IG : Il ne faut pas oublier les avantages en nature. Un point à risque sur lequel un inspecteur de l’Urssaf se penchera en premier lieu.

Dans cette société, le directeur d’un des établissements bénéficie de la mise à disposition d’une nouvelle voiture en remplacement de son ancien véhicule.  Le calcul de cet avantage en nature n’avait pas été modifié et ne prenait pas en compte le changement. Cela conclut la liste des points qui aurait pu faire l’objet d’un redressement.

Pour permettre à l’entreprise de prendre des mesures, après chaque audit, nous rédigeons un rapport détaillé récapitulant nos préconisations pour la mise en conformité quant à l’application de la législation sociale et aux calculs des bases et des charges.

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