La base de données économiques et sociales (BDES), appelée aussi auparavant la base de données uniques (BDU), regroupe les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. L’ensemble des informations qu’elle contient doit permettre de donner une vision globale et claire de l’emploi, de la formation et de l’utilisation des ressources financières générées par l’activité de l’entreprise.

Elle permet ainsi de rendre lisible ces grandes orientations économiques et sociales aux instances représentatives du personnel (délégués du personnel, CE, délégués syndicaux, CHSCT) et notamment au CSE (comité social et économique), là où il existe déjà. Ces dernières sont soumises à une obligation de discrétion.

OBLIGATION BDES : QUI EST CONCERNÉ ?

La mise en place de la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés, plus spécifiquement :

• pour les entreprises de 300 salariés et plus depuis 2014;
• pour les entreprises de 50 à 300 salariés depuis 2015.

Si l’entreprise a de multiples établissements, les effectifs sont calculés au niveau global et la BDES comprend les informations de l’entreprise dans son ensemble. Elles ne sont pas détaillées par établissement.

Les groupes d’entreprises n’ont pas l’obligation de créer une base de données économiques et sociales groupe. Cependant, si le groupe choisit de le faire, il faudra la mettre à disposition de chaque entreprise constituant le groupe.

La BDES peut être mise à disposition des personnes concernées au format papier ou informatique dans les entreprises de moins de 300 salariés. En revanche, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le support numérique pour le BDES est obligatoire.

Attention ! En l’absence de base unique de données économiques et sociales, l’employeur s’expose à 7 500 € d’amende. Par ailleurs, si la BDES est incomplète ou non mise à jour, le CE ou le CSE (selon le cas) peut saisir le tribunal de grande instance pour qu’il ordonne la communication des éléments manquants.

BDES : QUELLES INFORMATIONS DOIT-ELLE CONTENIR ?

Les informations regroupées par la BDES évoluent progressivement, conformément à la réglementation en vigueur. Elles sont structurées dans neuf rubriques, avec un contenu différent en fonction de la taille de l’entreprise. Les voici en synthèse, selon les exigences fixées par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 :

Pour information, les deux dernières rubriques du tableau peuvent être écartées par un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.

En outre, la BDES doit contenir toutes ces informations pour l’année en cours, les deux années précédentes et les trois années suivantes (en prospective). Son contenu peut également être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.

BDES et CSE

La BDES sert de base aux consultations périodiques obligatoires du CE ou du CSE, la nouvelle instance représentative du personnel introduite par les ordonnances Macron. Son contenu doit donc évoluer afin d’être conforme aux règles spécifiques au CSE (voir tableau ci-dessus). Les entreprises ont théoriquement jusqu’au plus tard au moment de l’élection des élus au CSE pour négocier le contenu de la BDES. Pour rappel, le CSE doit être mis en place au plus tard le 31 décembre 2019.

Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES (droits d’accès, niveau de mise en place dans les entreprises comportant plusieurs établissements, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation).

L’accord d’entreprise peut prévoit également l’intégration dans la base de données des informations nécessaires aux différents négociations obligatoires ainsi qu’aux consultations ponctuelles du CSE.

A défaut d’un tel accord, l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES peuvent être fixées par un accord de branche dans les entreprises de moins de 300 salariés.

BDES ET RGPD

Le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018 a entre autres des répercussions aux accès accordés à la BDES, ainsi que sur son contenu. Les entreprises sont desormais obligées d’établir un registre de traitement des données. Dans celui-ci, elles doivent enregistrer chaque action impliquant une collecte de données personnelles, c’est à dire celles permettant d’identifier une personne de manière directe ou indirecte. En principe, la BDES ne contient pas ce type d’informations. Cependant, si l’employeur décide d’y intégrer des données nominatives, il devra inscrire cela dans le registre des données personnelles.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) peut effectuer des contrôles dans ce sens à tout moment. En cas de non-conformité ou d’infraction, les entreprises sont passibles des amendes d’un montant variant entre 2 et 4 % du chiffre d’affaire annuel.

Par ailleurs, les employeurs sont censés de s’interroger également sur la sécurité de la BDES. Avec une BDES de type numérique, par exemple, il est plus facile d’assurer un niveau de sécurité élevé, notamment en cryptant les données et les accès des différents représentants à la BDES.

Toutefois, avec une BDES numérique il existe le risque que des données personnelles soient captées en vue de créer les accès. Dans ce cas, il est obligatoire de les mentionner dans le registre de traitement.

CONTENU BDES IMPACTÉ PAR LA LOI D’AVENIR PROFESSIONNEL

La loi avenir professionnel (n° 2018-771 du 5 septembre 2018) impose aux employeurs de mettre à disposition des instances représentatives du personnel deux nouveaux types d’informations dans la BDES, concernant notamment :

• l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes;
• la formation professionnelle : les investissement en formation, le plan de formation, le CPF et le nombre de salariés bénéficiant des entretiens professionnels.

La loi oblige actuellement les employeurs uniquement de mentionner les indicateurs  relatifs à l’égalité professionnelle hommes-femmes dans la BDES. Prochainement, les entreprises devront publier chaque année les indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes et aux actions instaurées pour les supprimer. Cette nouvelle obligation devrait prendre effet au plus tard au 1er janvier 2019 pour les entreprises de plus de 250 salariés et un an plus tard pour celles de 50 à 250 salariés. Un décret fixant les modalités et la date exacte d’entrée en vigueur est attendu.

Quant aux nouveautés concernant la formation professionnelle, à partir du 1er janvier 2019 la BDES devra également contenir des informations sur la mise en œuvre des entretiens professionnels mais aussi de l’état des lieux récapitulatifs au bout de 6 ans.