La Base de Données Economiques et Sociales (BDES), appelée aussi auparavant la Base de Données Uniques (BDU), regroupe les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise.

L’ensemble des informations qu’elle contient doit permettre de donner une vision globale et claire de l’emploi, de la formation et de l’utilisation des ressources financières générées par l’activité de l’entreprise.

Elle permet ainsi de rendre lisible ces grandes orientations économiques et sociales aux instances représentatives du personnel (délégués du personnel, CE, délégués syndicaux, CHSCT) et notamment au CSE. Ces dernières sont soumises à une obligation de discrétion.

Le texte de loi « Climat et Résilience », adopté par le Parlement, transforme la BDES en Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (ou BDESE). En vigueur depuis le 25 août 2021, ce changement alourdit considérablement les obligations de consultation du CSE, mais impacte aussi la GPEC.

OBLIGATION BDES : QUI EST CONCERNÉ ?

La mise en place de la BDES est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés, plus spécifiquement :

• pour les entreprises de 300 salariés et plus depuis 2014;
• pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés depuis 2015.

Si l’entreprise a de multiples établissements, les effectifs sont calculés au niveau global et la BDES comprend les informations de l’entreprise dans son ensemble. Elles ne sont pas détaillées par établissement.

Les groupes d’entreprises n’ont pas l’obligation de créer une base de données économiques et sociales groupe. Cependant, si le groupe choisit de le faire, il faudra la mettre à disposition de chaque entreprise constituant le groupe.

La BDES peut être mise à disposition des personnes concernées au format papier ou informatique dans les entreprises de moins de 300 salariés. En revanche, dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le support numérique pour le BDES est obligatoire.

Attention !
En l’absence de base unique de données économiques et sociales, l’employeur s’expose à 7 500 € d’amende. Par ailleurs, si la BDES est incomplète ou non mise à jour, le CE ou le CSE (selon le cas) peut saisir la justice pour ordonner la communication des éléments manquants. Si la responsabilité d’une personne morale est retenue, l’amende passera à 37 500€, puis 75 000€ en cas de récidive. 

BDES : QUELLES INFORMATIONS DOIT-ELLE CONTENIR ?

Les informations regroupées par la BDES évoluent progressivement, conformément à la réglementation en vigueur. Elles sont structurées dans neuf rubriques, avec un contenu différent en fonction de la taille de l’entreprise. Les voici en synthèse, selon les exigences fixées par le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 :

Pour information, les deux dernières rubriques du tableau peuvent être écartées par un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.

En outre, la BDES doit contenir toutes ces informations pour l’année en cours, les deux années précédentes et les trois années suivantes (en prospective). Son contenu peut également être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.

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BDES et CSE

La BDES sert de base aux consultations périodiques obligatoires du CE ou du CSE. Son contenu doit donc évoluer afin d’être conforme aux règles spécifiques au CSE (voir tableau ci-dessus).

Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES (droits d’accès, niveau de mise en place dans les entreprises comportant plusieurs établissements, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation).

L’accord d’entreprise peut prévoir également l’intégration dans la base de données des informations nécessaires aux différents négociations obligatoires ainsi qu’aux consultations ponctuelles du CSE.

A défaut d’un tel accord, l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES peuvent être fixées par un accord de branche dans les entreprises de moins de 300 salariés.

BDES ET RGPD

Le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018 a entre autres des répercussions aux accès accordés à la BDES, ainsi que sur son contenu. Les entreprises sont désormais obligées d’établir un registre de traitement des données. Dans celui-ci, elles doivent enregistrer chaque action impliquant une collecte de données personnelles, c’est à dire celles permettant d’identifier une personne de manière directe ou indirecte. En principe, la BDES ne contient pas ce type d’informations. Cependant, si l’employeur décide d’y intégrer des données nominatives, il devra inscrire cela dans le registre des données personnelles.

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) peut effectuer des contrôles dans ce sens à tout moment. En cas de non-conformité ou d’infraction, les entreprises sont passibles des amendes d’un montant variant entre 2 et 4 % du chiffre d’affaire annuel.

Par ailleurs, les employeurs sont censés de s’interroger également sur la sécurité de la BDES. Avec une BDES de type numérique, par exemple, il est plus facile d’assurer un niveau de sécurité élevé, notamment en cryptant les données et les accès des différents représentants à la BDES.

Toutefois, avec une BDES numérique il existe le risque que des données personnelles soient captées en vue de créer les accès. Dans ce cas, il est obligatoire de les mentionner dans le registre de traitement.

BDES, Loi avenir professionnel et Index de l’égalité

La loi avenir professionnel (n° 2018-771 du 5 septembre 2018) impose aux employeurs de mettre à disposition des instances représentatives du personnel deux nouveaux types d’informations dans la BDES, concernant notamment :

• L’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes;
• La formation professionnelle : les investissements en formation, le plan de formation, le CPF et le nombre de salariés bénéficiant des entretiens professionnels.

De plus, pour analyser et garantir une égalité salariale à poste égal entre hommes et femmes, les entreprises devront calculer et publier un index de l’égalité. Depuis le 1er mars 2020, les entreprises d’au moins 50 salariés sont dans l’obligation de mesurer les écarts de salaires entre hommes et femmes via plusieurs indicateurs. L’index est un résultat, noté sur 100, évaluant plusieurs indicateurs. Respectivement 4 indicateurs pour les entreprises de 50 à 249 salariés, et 5 indicateurs pour les entreprises de plus de 250 salariés.

Les indicateurs de calculs sont les suivants :

• L’écart de rémunération moyenne entre hommes et femmes, par tranche d’âge et par catégorie socioprofessionnelle. Noté sur 40 points ;
• L’écart de répartition d’augmentations individuelles entre les femmes et les hommes. Noté sur 20 points pour les entreprises de plus de 250 salariés, et sur 35 points pour les entreprises de 50 à 249 salariés ;
• L’écart de répartition des promotions entre hommes et femmes. Noté sur 15 points, ne concerne que les entreprises de 250 salariés et plus ;
• Le pourcentage de salariées augmentées à leur retour de congés maternité. Noté sur 15 points ;
• La parité entre les femmes et les hommes parmi les dix plus hautes rémunérations de l’entreprise. Noté sur 10 points.

La plupart des données prises en compte dans les calculs des indicateurs doivent figurer dans la Base de Données Économiques et Sociales de l’entreprise.

Loi « Climat et Résilience », la BDES devient la BDESE

La transformation des BDES en BDESE par la loi « Climat et Résilience » vient apporter son lot de changements, en particulier auprès des consultations du CSE de l’entreprise.

Dans une entreprise d’au moins 50 salariés, le CSE a pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions de l’entreprise. Il devra continuer cette mission au regard des conséquences environnementales de ces décisions.

Une autre obligation vient imposer aux employeurs de grandes entreprises devant négocier sur la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC) de répondre aux enjeux de la transition écologique.

Pour tenir compte de ces nouvelles informations, la BDES se transforme en BDESE. Ainsi, les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise deviennent un des thèmes obligatoires de la base de données. Il est donc probable que les rubriques déjà présentes dans la BDES évoluent elles aussi.

Bien qu’adoptée le 20 juillet 2021, la loi a tout de même été soumise au Conseil constitutionnel. Celui-ci a rendu son avis le 13 août 2021 en écartant certaines dispositions de la loi car elles ne présentaient aucun lien avec le projet initial.

Depuis le 25 août 2021, la BDESE remplace BDES et intègre ses différentes nouveautés.

L’obligation de mise à jour de la BDESE

Une BDESE ne s’avère utile que si celle-ci est à jour. Cette nécessité est encore plus vraie pour les représentants du personnel lorsqu’ils ont besoin de consulter la base de données.

Une récente décision du Tribunal judiciaire a réaffirmé ce principe et condamné un employeur. Dans cette affaire, un CSE et un expert-comptable demandent à l’employeur la mise à disposition des informations économiques et sociales de la base de données.

Selon eux, les documents mis à disposition n’étaient pas à jour, les perspectives sur les 3 années à venir étant manquantes. L’employeur, estimant avoir donné suffisamment d’informations pour mener à bien l’expertise, ne répond pas à la demande des autres parties.

Pour le juge, la BDES n’est pas à jour car elle n’intègre aucune donnée prévisionnelle. Il en déduit également que la BDES ne contient pas les éléments indispensables à une information loyale sur les orientations stratégiques de l’entreprise permettant aux élus de rendre un avis éclairé.

L’entreprise est alors condamnée à compléter la BDES et à communiquer à l’expert-comptable sollicité par le CSE les données manquantes dans un délai de 15 jours avec une astreinte de 5 000€ par jour de retard.