Attestation employeur Pôle emploi : comment bien la rédiger ?

A la fin du contrat de travail de l’un de vos salariés, l’employeur doit établir et transmettre une attestation destinée à Pôle emploi. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi de l’attestation employeur Pôle emploi. A compter du 1er juin 2021, la norme de l’attestation Pôle Emploi évolue.

L’attestation employeur Pôle emploi, c’est quoi ?

Lors de la fin ou de la rupture d’un contrat de travail, quelles que soient sa durée et sa nature, l’employeur doit obligatoirement établir une attestation employeur Pôle emploi, l’envoyer à Pôle emploi et la remettre au salarié. La remise au salarié doit absolument se faire le jour de la fin du contrat de travail, avec les autres documents remis au salarié lors de son départ.

Cette attestation permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage (ARE). Le montant à percevoir par le salarié est en fait calculé en fonction des informations remplies dans l’attestation.

Quelles informations doit contenir l’attestation ?

Pour la saisie d’une attestation Pôle emploi, l’employeur devra saisir et vérifier les informations suivantes :

• Coordonnées de l’employeur :
  • Raison sociale ;
  • Numéro de SIRET ;
  • Code APE/NAF ;
  • Numéro URSSAF ;
• Coordonnées du salarié :
  • Nom, prénom, adresse, date de naissance ;
  • Numéro de sécurité sociale (NIR) ;
  • Statut, niveau, et qualification du salarié ;
  • Caisse de retraite complémentaire du salarié ;
• Contrat de travail :
  • Type de contrat (CDI/CDD…) ;
  • Durée de l’emploi et horaires de travail ;
  • Motif de rupture de contrat (licenciement, démission, rupture conventionnelle…) ;
  • Renseignements complémentaires (ex : détails du préavis) ;
• Salaires et primes :
  • Montants des salaires bruts mensuels hors congés payés sur les 12 derniers bulletins de paie du salarié concerné ;
  • Montants des primes et indemnités ;
• Solde de tout compte :
  • Types d’indemnités en fonction du type de contrat de travail (indemnité compensatrice de préavis, indemnité compensatrice de congés payés…) ;
• Authentification de l’employeur :
  • Nom, prénom et qualité (chef d’entreprise, gérant, directeur…)
  • Lieu, date, signature.

Une fois validée, l’employeur est tenu de remettre au salarié un exemplaire de l’attestation, imprimé et signé.

Attention !
En cas de remplissage erronée de l’attestation (ex : motif de rupture de contrat de travail inexact), le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes et prétendre des dommages et intérêts.

Évolution de la norme de l’attestation Pôle Emploi

Depuis le 1er juin 2021, une nouvelle norme s’applique à l’attestation Pôle Emploi. L’employeur devra transmettre à l’administration une attestation en cours de validité selon un seul modèle. Ce modèle est à disposition :

• Sur les logiciels de paie s’ils sont dans le périmètre de la DSN ;
• Sur l’espace employeur sur le site de Pôle Emploi, via le service en ligne, hors périmètre de la DSN.

Les anciens modèles restaient anciennement acceptables par l’administration, mais passé le 1er juin 2021, seul le dernier modèle d’attestation est toléré. Les attestations issues d’un ancien modèle sont automatiquement rejetées.

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Modalités de transmission

Les entreprises de 10 salariés et plus doivent impérativement établir l’attestation employeur par voie électronique et la transmettre :

• Soit via le site Pôle emploi : suivre les étapes dans l’espace Employeur Pôle emploi pour remplir le formulaire d’attestation en ligne, transmission automatique à Pôle emploi ;
• Soit par le biais la DSN : effectuer un signalement fin de contrat de travail à effectuer dans les 5 jours ouvrés, transmission automatique à Pôle emploi, suivie par la réception de l’attestation employeur rematerialisée (AER).

Les employeurs dont l’effectif est inférieur à 10 salariés peuvent choisir entre l’envoi dématérialisé ou continuer à utiliser l’attestation papier, envoyée par courrier (format vierge à obtenir auprès de son agence Pôle emploi). Dans ce cas, l’adresse à utiliser est :

Pôle emploi – Centre de traitement – BP 80069 – 77213 Avon cedex.

Attention !
En cas de non remise de ce document au salarié et de l’envoi à Pôle emploi, l’employeur risque une amende de 1 500 €. En cas de remise tardive, le salarié peut demander des dommages et intérêts.