Arrêt de travail : quelles démarches en tant qu’employeur ?

Une demande d’arrêt de travail nécessite plusieurs formalités. Bien que certaines soient à effectuer par le salarié, l’employeur doit également accomplir différentes démarches importantes pour le bénéfice des avantages dus lors d’un arrêt de travail.

Dans un communiqué du 26 novembre 2021, l’Assurance Maladie a indiqué la fusion des différents formulaires concernant les arrêts de travail. Cette fusion a pour but de simplifier la prescription des arrêts de travail pour les professionnels de santé et de rendre plus lisibles les démarches pour les employeurs et leurs salariés.

Démarches à la réception de l’avis d’arrêt de travail

Lorsqu’un salarié est malade, son médecin traitant lui délivre un avis d’arrêt de travail. Ce document est constitué de plusieurs volets :

• Le premier établit les motifs de l’arrêt de travail ;
• Le second est destiné aux services administratifs ;
• Le troisième est destiné à l’information de l’employeur.

Les deux premiers doivent être transmis par le salarié à la caisse d’assurance maladie dont il dépend. Le dernier est envoyé à l’employeur.

Une fois reçu, l’employeur devra transmettre une attestation de salaire à l’assurance maladie du salarié arrêté. Cette attestation comporte des informations sur le salarié et son employeur et servira au calcul des IJSS versées par la caisse du salarié.

Au cas où des obligations de maintien de salaire existeraient pendant l’arrêt maladie, l’attestation de salaire doit aussi contenir une demande de subrogation, ainsi que toutes les données pouvant servir à l’étude des droits du salarié en arrêt.

Fusion des formulaires d’arrêt de travail

L’Assurance Maladie a confirmé en 2022 la fusion de certains formulaires pour leur section « arrêt de travail ». Sont ainsi concernés :

• L’avis d’arrêt de travail ;
• Le certificat initial Accident du travail – Maladie professionnelle (AT-MP) ;
• Le certificat médical de prolongation AT-MP.

L’objectif est de simplifier la prescription des arrêts de travail pour les professionnels de santé et de rendre cette documentation plus compréhensible pour les employeurs et les salariés.

Désormais, qu’il s’agisse d’un arrêt de travail initial ou de prolongation, l’employeur ne recevrait qu’un seul CERFA. Le motif de l’arrêt sera précisé par une case à cocher sur le formulaire. Ces nouveautés vont s’appliquer progressivement, au fur et à mesure de l’usage par les professionnels de santé prescripteurs d’arrêts de travail.

Le médecin du travail pourra aussi indiquer explicitement s’il autorise son patient à exercer une activité pendant son arrêt de travail. Si c’est le cas, il pourra préciser la nature de celle-ci.

Les règles de déclaration et d’instruction ne changent pas : le salarié doit en principe toujours prévenir son employeur de l’arrêt de travail dans un délai de 24 à 48 heures et l’employeur dispose toujours de 48 heures pour le déclarer.

Formalités au retour du salarié de son arrêt de travail

Lorsque le salarié est apte à reprendre le travail, son employeur doit également accomplir certaines formalités, via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). L’employeur devra communiquer la date de reprise de travail dans sa déclaration mensuelle si cette date correspond à celle fixée dans l’avis d’arrêt de travail.

En cas de retour anticipé, l’employeur est tenu de notifier la nouvelle date de reprise dans une déclaration spécifique dans les 5 jours suivants le retour du salarié.

Le rendez-vous de liaison

La loi santé au travail du 2 août 2021 a créé un rendez-vous de liaison entre le salarié et l’employeur après certains arrêts de travail. Entré en vigueur au 31 mars 2022, il peut être organisé à l’initiative de l’employeur ou du salarié pendant un arrêt de travail d’origine professionnelle ou non supérieur à une durée d’au moins 30 jours.

Cet entretien intervient lorsque le salarié est absent en raison d’une incapacité résultant d’une maladie ou d’un accident constaté par certificat médical et contre-visite.

Le rendez-vous entre le salarié et son employeur associe le service de prévention et de santé au travail. Dans le cadre de ce rendez-vous, le salarié sera informé qu’il peut bénéficier :

• D’actions de prévention de la désinsertion professionnelle ;
• D’un examen de pré-reprise ;
• De mesures d’aménagement du poste et du temps de travail.

Le rendez-vous peut s’organiser à l’initiative de l’employeur ou du salarié. Le salarié est en droit de refuser de s’entretenir avec son employeur sans aucune conséquence.

Il est également possible d’organiser le rendez-vous pendant la période d’arrêt de travail. Le référent handicap obligatoire dans les entreprises de plus de 250 salariés peut participer à l’entretien à la demande du salarié. Une obligation de discrétion est tenue à l’égard des informations personnelles que le référent sera amené à connaître.

L’essai encadré

Un autre dispositif introduit par la loi Santé au travail, l’essai encadré permet au salarié, durant son arrêt de travail, de tester ses capacités à reprendre un poste compatible avec son état de santé.

D’une durée de 14 jours ouvrables renouvelables dans la limite de 28 jours ouvrables maximum, le salarié bénéficie durant ce dispositif d’un maintien des indemnités journalières de sécurité sociale et, éventuellement, du complément d’indemnisation patronale.​

Et en cas d’employeurs multiples ?

Un salarié peut tout à fait travailler sous la responsabilité de plusieurs employeurs, notamment en cas de cumul d’emplois. S’il est arrêté, le salarié ne peut se rendre à aucun de ses postes.

Dans ce cas de figure, il devra alors photocopier le troisième volet son avis d’arrêt de travail (celui à l’attention de l’employeur), et en envoyer un exemplaire à chacun de ses employeurs. Chaque employeur devra alors fournir une attestation de salaire et l’envoyer à la Caisse d’assurance maladie du salarié.

Transmettre les pièces jointes à l’Assurance Maladie en DSN

Dans le cadre de la DSN et du paiement des IJSS, ainsi que les congés maternité et paternité, la CNAM met à disposition des entreprises une nouvelle procédure de transmission de pièce jointe à destination des Caisses Primaires d’Assurance Maladie.

L’entreprise peut adresser un mail par jour incluant des pièces jointes à une même CPAM. La pièce jointe doit être nommée correctement selon la nomenclature suivante : « Risque_NIR_Date d’envoi.pdf ».

Pour trouver à quelle adresse envoyer les documents, le site DSN-info met à disposition un annuaire des CPAM de France.

Le risque doit être nommé selon sa nature :

• AS = Risque maladie ;
• MAT = Risque maternité ;
• PAT = Risque paternité.

Pour l’envoi d’un document lié à la maladie, la nomenclature est la suivante : « AS_SIRET_Date d’envoi.pdf ».

Les seules pièces jointes acceptées par mail sont :

• Les justificatifs d’accouchement ;
• Les justificatifs de naissance ;
• Les justificatifs d’adoption ;
• Les notifications de non-reclassement délivrées par l’employeur, dans le cas des femmes dispensées de travail en situation de grossesse.

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