DSN : points de vigilance avant la transition

Les bons réflexes à adopter pour générer une DSN conforme

A compter de la paie du mois de juillet 2016 (à échéance au 5 ou 15 août 2016), de nouvelles entreprises devront passer à la DSN. Sont concernées les entreprises du régime général et agricole, ne faisant pas appel à un tiers déclarant, et dont le montant de cotisations est égal ou supérieur à 50.000 €, ainsi que les tiers déclarants dont le montant de cotisations sociales est égal ou supérieur à 10 millions d’euros pour l’ensemble de leur portefeuille.

Selon le GIP-MDS (net-entreprises.fr), le délai moyen pour une TPE/PME pour passer à la DSN est de 2 mois. Cela signifie que les entreprises concernées par l’échéance intermédiaire du juillet 2016 ont juste le temps nécessaire pour être prêtes à déposer leur première déclaration avant la date butoir.

Pour une transition sans obstacles, nous avons identifié 4 points de vigilance afin de bien vous préparer à la DSN :

1) Vérifier la qualité des données à transmettre par la DSN !

L’arrivée de la DSN est imminente. C’est le moment de penser aux prérequis indispensables pour passer à la DSN en toute sérénité et être sûr de transmettre des données de qualité. Une des étapes clé est la vérification des éléments suivants dans le logiciel de paye :

  • SIRET des établissements déclarés – le contrôle du SIRET (Système d’Identification du Répertoire des Etablissements) est un point particulièrement important à l’approche des échéances d’obligation intermédiaires, pour garantir la validation des données par le système DSN. La validité des SIRET peut être vérifiée en amont des envois avec l’aide du service « DSN – Contrôle SIRET », mis à disposition sur net-entreprises.fr
  • NIR salariés – pour chacun des salariés il faut posséder le numéro de Sécurité sociale (NIR), l’identifiant unique de chaque salarié. Il faut également vérifier qu’il soit correct à l’aide du bilan d’identification des salariés transmis lors de la DADS-U. Un NIR manquant ou non reconnu entrainera un rejet de la DSN
  • Données des contrats de travail, données de cotisations etc. – toutes les autres données transmises dans la DSN provenant du logiciel de paye doivent être correctes et bien renseignées. Un outil gratuit « DSN-val » est mis à disposition des entreprises sur dsn-info.fr pour contrôler les données avant la transmission de la DSN
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2) Périodicité URSSAF trimestrielle –> DSN à démarrer obligatoirement en début de trimestre !

Les entreprises de moins de 9 salariés, réglant leurs cotisations URSSAF chaque trimestre, doivent obligatoirement mettre en place la DSN en début de trimestre civile, soit après la clôture de la paie de :

  • juillet 2016 (exigibilité du 15 août 2016)
  • octobre 2016 (exigibilité du 15 novembre 2016)
  • janvier 2017 (exigibilité du 15 février 2017)
  • avril 2017 (exigibilité du 15 mai 2017)

3) DSN à établir par établissement d’affectation du salarié !

L’envoi de la DSN se fait par établissement et non par entreprise. Il s’agit de l’établissement qui doit légalement déclarer les cotisations sociales. Cela correspond à l’établissement de rattachement administratif du salarié (dans le contrat de travail), qui peut être différent de l’établissement du lieu de travail.

Concrètement, quand une entreprise passe à la DSN, elle doit envoyer autant de DSN que d’établissements d’affectation. Dans le cas d’un dépôt automatisé (transfert machine to machine – API), le déclarant ne peut mettre qu’une seule déclaration par envoi. En cas de dépôt manuel, il est aussi possible de rassembler dans un même fichier déclaratif, tous les établissements d’affectation d’une entreprise.

4) Prévoir la gestion des rémunérations négatives en DSN !

En vue de la mise en place généralisée de la DSN, des nouvelles bonnes pratiques sont à prévoir en gestion paie. Parmi eux, une pratique indispensable pour un envoi DSN réussi, c’est de bannir les payes avec un brut négatif. Cela peut se produire à cause des IJSS (indemnités journalières de Sécurité sociale).

Si le total des rémunérations sur une période est négatif, cela provoque un rejet lors de la reconstitution de l’AED (attestation employeur destinée à Pôle emploi) et la DSIJ (attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières).

Afin d’éviter cette anomalie bloquante et un rejet de la DSN il faut donc préconiser un échelonnement des régularisations sur plusieurs mois. Le montant de la rémunération brute mensuelle de chaque salarié doit être toujours positif.

Tout savoir sur la DSN ? Lisez notre dossier !

La gestion de la DSN au 1er juillet 2016 est incluse dans tous nos packs de service d’externalisation de la paie des experts comptables.